Todas as pessoas que se relacionam com a sua agência devem ser cadastradas no sistema como pessoas físicas ou jurídicas. Essas pessoas podem ser clientes, passageiros, fornecedores do turismo (operadoras, hotéis, etc), fornecedores diversos (internet, energia elétrica, água e esgoto, etc), funcionários (usuários do sistema ou não), etc.
Antes de cadastrar uma nova pessoa no sistema, verifique se ela já não está cadastrada.
Como cadastrar uma nova pessoa
Acesse o menu Cadastros > Pessoas ou então clique no botão Pessoas.
Clique no botão Novo e escolha entre cadastrar uma Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.
Preencha os dados solicitados. É muito importante preencher todos os dados do cadastro.
Clique em OK para gravar. Nesse momento, o sistema registra a data, hora e o usuário que cadastrou essa nova pessoa.
Dicas: Ao digitar o CEP, o Monde preenche automaticamente os campos de Endereço, Bairro e Cidade.
Para pesquisar uma pessoa, você pode utilizar somente o CEP para localizar o cadastro, porém a busca funcionará em computadores com Windows a partir da versão 8.1. Leia mais sobre isso no artigo Requisitos do sistema.
Os campos de Telefone, Nascimento, CPF e CNPJ, adicionam automaticamente a pontuação necessária, portanto, informe somente os números.
No caso de números de telefone internacionais, informe o caractere "+”, seguido do DDI do país.
O campo Sexo permite deixar sua base de dados o mais rica possível. É possível utilizar esse dado para fazer campanhas de marketing específicas, utilizando dos recursos de exportação de dados do Monde para outros sistemas ou planilhas.
Em qualquer tela de cadastro (Vendas, Contas a Pagar/Receber, Tarefas, etc.) ao informar o nome de uma Pessoa que ainda não foi cadastrada no sistema, automaticamente os atalhos Cadastrar pessoa física e Cadastrar pessoa jurídica vão aparecer como resultado da pesquisa.
Observações
Oriente todos da agência a manter sempre um mesmo padrão nos cadastros. Por exemplo:
Evite utilizar cadastros com todas as letras maiúsculas para ocupar menos espaço nas impressões
Nunca abreviar o nome, razão social e endereço, etc pois pode causar duplicidades, ex. João S. Silva e João Santos Silva;
Fazer o cadastro sempre o mais completo possível, quanto mais completo o cadastro melhor para fazer malas diretas e evitar duplicidades no futuro;
No campo E-mail, utilize os símbolos "," (vírgula) ou ";" (ponto e vírgula), para adicionar mais de um endereço de e-mail para a mesma pessoa;
Informações adicionais que não possuem campos específicos, registre no campo Observações.
Você pode utilizar o ícone do WhatsApp, no campo Celular, como atalho para iniciar uma conversa através do WhatsApp Web.
Importante: Ao excluir uma pessoa utilizada em outra área do sistema será exibida a tela para unificar o cadastro.
Entenda os Campos de Vendas
Vendedor
No cadastro de pessoa física e jurídica existe o campo Vendedor. Esse campo é atualizado automaticamente com o nome do último vendedor que cadastrou uma venda para a pessoa desse cadastro.
Esse recurso também está disponível no relatório de Aniversariantes (menu Marketing > Aniversariantes).
Dica: Para alterar o vendedor de várias pessoas de uma só vez:
Acesse o menu Cadastros > Pessoas;
No campo Pesquisar insira o nome do vendedor atual;
No campo "em" selecione Vendedor e clique em Pesquisar;
Selecione os cadastros de pessoas que terão o vendedor alterado e clique com o botão direto do mouse sobre os cadastros e selecione a opção Alterar Vendedor;
Preencha os campos e confirme.
Detalhes
Copiar: copia os dados cadastrais para área de transferência, podendo ser colados posteriormente em um e-mail, editores de texto, etc. Após clicar no botão Copiar, cole as informações aonde desejar.
OK & Família: grava a pessoa atual e cria um novo registro copiando os campos de endereço completo e telefone residencial da pessoa anterior.
Dica: Para o cadastro de crianças indicamos que os campos E-mail e Celular se mantenham em branco, por serem informações específicas de cada pessoa, diferente, por exemplo, do telefone residencial. Ou seja, uma criança que ainda não tem e-mail ou celular, logo terá e você deverá preencher com os dados dela. Para facilitar o contato com os pais, utilize a aba Contatos (que explicamos mais abaixo).
Dados adicionais
Utilizada para preenchimento de informações adicionais do cliente.
Os campos são:
Estado Civil, Local de Nascimento, Órgão Emissor RG, Data Emissão RG, Certidão de Nascimento, e Filiação (Mãe).
Dica: Utilize os campos personalizados para adicionar mais informações de acordo com a necessidade. Veja mais sobre nesse artigo.
Vendas
Utilizada para consulta de histórico do cliente na agência.
As colunas Pagante e Passageiro são preenchidas com um ícone verde que informa se o cliente foi pagante e/ou passageiro na venda;
No cadastro de pessoa jurídica, mostra todas as vendas em que a empresa foi pagante;
Ao dar duplo clique é possível abrir a venda.
Marcadores
Para informações, leia Marcadores.
Dados Financeiros
Utilizada para cadastrar os dados do cartão de crédito do cliente.
Clique no botão Adicionar;
Preencha os campos com os dados do cartão;
Na validade informe o último dia do mês e confirme.
Importante:
Se a operadora de cartão do cliente não estiver listada, é possível incluir uma nova opção digitando;
Por questões de segurança, o armazenamento do código de segurança dos cartões de crédito será opcional.
O preenchimento do campo Cartão Passagem só é necessário se você utilizar a integração com CPB, CTA, EBTA ou Cielo, para Exportação Cartão Passagem.
Contatos
Utilizada para adicionar contatos que se relacionam com a pessoa em questão.
No campo Adicionar contato, informe o nome da pessoa que deseja relacionar em questão;
Clique no nome para selecionar o cadastro;
Clique no campo Função e informe qual a relação desse contato com a pessoa em questão. Exemplo: Casal, Contato comercial.
Observação: Para a outra pessoa o campo Função irá ser preenchido automaticamente, então é recomendado usar termos neutros. Exemplo: Maria é casada com João, então na aba Contatos do cadastro dela, é adicionado João, como "Casal". No cadastro do João, na aba Contatos, a Maria também está como "Casal".
Usuário
Está aba aparece apenas no cadastro de Pessoa Física. É utilizada para os itens abaixo:
Anexos
Utilizada para anexar arquivos relacionados a pessoa cadastrada.
Clique no botão Anexar;
Localize o documento salvo em seu computador;
Dê um duplo clique sobre ele e confirme.
Atenção:
O tamanho limite para anexar arquivos no sistema Monde é de 3MB.
Utilize essa aba para anexar cópias de documentos específicas da pessoa cadastrada (RG, CPF, passaporte, vistos, comprovante de endereço...).
Veja mais sobre Anexos clicando aqui.
Tarefas
A aba tarefas do cadastro de pessoa é utilizada para consultar o histórico de tarefas vinculadas ao cadastro de uma pessoa.
Para adicionar uma nova tarefa para a pessoa:
Clique no botão Novo.
Conheça mais sobre o módulo de Tarefas clicando aqui.
Orçamentos
A aba orçamentos do cadastro de pessoa mostra todos os orçamentos vinculados àquela pessoa, facilitando o acompanhamento e o histórico de cada cliente.
Use o botão Novo para criar um novo orçamento já vinculado a este cadastro e o botão Editar para fazer ajustes em um orçamento já criado.
Log
Utilizada para consulta de edições e exclusões efetuadas no cadastro pelos usuários do sistema. Se precisar verificar quais modificações foram feitas em um determinado cadastro, verifique nesta aba. Veja mais sobre aqui.
Dica: Para pesquisar todos os cadastros de Pessoas de uma vez, insira um asterisco (*) no campo Pesquisar.