Os Campos Personalizados permitem criar campos extras no Monde para registrar informações específicas da agência.
Eles servem para complementar os campos padrão do sistema quando a agência precisa armazenar dados próprios do seu processo interno.
Use esse recurso quando a informação precisa ser registrada de forma estruturada, consultada depois ou usada em filtros, conferências e análises.
Quem pode criar Campos Personalizados
A criação, edição e desativação de Campos Personalizados só pode ser feita por usuários com Permissão de Acesso de administrador, ou seja, usuários com acesso total ao sistema.
Se a opção para cadastrar ou alterar Campos Personalizados não aparecer, verifique com o administrador da agência se o seu usuário possui a permissão necessária.
Essa restrição existe porque os Campos Personalizados podem impactar diferentes módulos do Monde e a rotina de vários setores.
Onde os Campos Personalizados podem ser usados
Os Campos Personalizados podem ser utilizados em:
Cada campo deve ser criado no módulo onde a informação será usada.
Exemplos
Se a informação é sobre o cliente, crie o campo em Pessoas.
Se a informação é sobre uma venda específica, crie o campo em Vendas.
Se a informação é sobre uma cobrança ou pagamento, crie o campo em Contas a Pagar/Receber.
Antes de criar um Campo Personalizado
Antes de criar um novo campo, avalie se ele realmente é necessário.
Como não há limite para criação de campos, o excesso pode deixar o sistema poluído, dificultar o preenchimento e atrapalhar a rotina da equipe.
Pergunte:
Essa informação já existe em algum campo padrão do Monde?
Ela precisa ficar em um campo separado?
Ela será preenchida com frequência?
Ela precisa ser filtrada, consultada ou analisada depois?
Ela será usada por mais de uma pessoa ou setor?
O campo precisa mesmo ser obrigatório?
Se a informação for eventual, pouco usada ou apenas complementar, talvez o campo Observações seja mais adequado.
Quando usar Campos Personalizados
Use Campos Personalizados quando a informação precisa ser registrada de forma padronizada e localizada com facilidade depois.
Exemplos
Identificar o tipo de cliente;
Registrar uma informação operacional importante;
Classificar uma venda conforme uma regra interna;
Registrar uma informação financeira específica;
Padronizar respostas usadas em relatórios ou conferências.
Quando usar o campo Observações
Na maioria dos módulos do Monde, já existe o campo Observações.
Use esse campo quando a informação:
Será preenchida poucas vezes;
Não precisa ser filtrada;
Não precisa ser padronizada;
Não será usada em relatórios;
É apenas um detalhe complementar.
Exemplo
Se a agência precisa registrar uma informação eventual sobre um cliente, mas essa informação não será usada em filtros ou análises, o campo Observações pode ser suficiente.
Cuidado com campos obrigatórios
Ao criar um Campo Personalizado, avalie com cuidado se ele deve ser obrigatório.
Um campo obrigatório pode ajudar um setor, mas atrapalhar outro.
Exemplo
Um campo pode ser importante para o time de vendas, mas o financeiro pode precisar cadastrar ou editar informações sem ter esse dado em mãos.
Se o campo for obrigatório, o financeiro pode ficar impedido de concluir o registro.
Antes de marcar um campo como obrigatório, avalie:
Quem vai preencher o campo;
Em qual etapa a informação estará disponível;
Se todos os setores terão acesso à informação;
Se o campo pode atrasar algum cadastro;
Se a ausência da informação realmente impede o processo.
Boas práticas
Para manter o sistema organizado:
Crie campos apenas quando houver necessidade real;
Evite campos duplicados ou muito parecidos;
Use nomes claros e objetivos;
Não crie campos para informações que já existem no sistema;
Use Observações para informações esporádicas;
Evite excesso de campos obrigatórios;
Revise os campos periodicamente;
Desative campos que não são mais utilizados.
Como decidir se vale a pena criar um Campo Personalizado
Situação | O que fazer |
A informação será usada com frequência | Criar Campo Personalizado |
A informação precisa ser filtrada ou analisada | Criar Campo Personalizado |
A informação é eventual ou pouco usada | Usar Observações |
A informação já existe em outro campo do Monde | Usar o campo padrão |
A informação será obrigatória para todos os setores | Avaliar com cuidado antes de criar |
O campo será útil apenas para um caso isolado | Evitar criar campo novo |
Resumo final
Os Campos Personalizados permitem criar informações extras no Monde para adaptar o sistema à rotina da agência.
Antes de criar um campo, verifique se a informação já existe em outro local, se será usada com frequência e se precisa ser consultada depois.
Para informações eventuais, use o campo Observações.
A criação, edição e desativação de Campos Personalizados só pode ser feita por usuários com Permissão de Acesso de administrador. Também tenha cuidado com campos obrigatórios, pois eles podem dificultar o trabalho de setores que não possuem a informação no momento do cadastro.