As categorias financeiras fazem parte do plano de contas do Monde.
Elas são usadas para classificar os lançamentos financeiros da agência, como contas a pagar, contas a receber, comissões, faturas de cliente, faturas de fornecedor e demais movimentações financeiras.
Com o uso correto das categorias, a agência consegue analisar melhor seus resultados por meio de relatórios como:
Tipos de categorias no Monde
No Monde, existem categorias para finalidades diferentes.
Este artigo trata das categorias financeiras, ou seja, as categorias usadas no plano de contas.
Essas categorias podem ser de:
Receita, quando representam entradas financeiras;
Despesa, quando representam saídas financeiras;
Repasse, quando representam valores que apenas passam pela agência e não devem ser considerados receita ou despesa real.
As categorias de tarefas são usadas para outra finalidade e não fazem parte deste artigo.
Como o plano de contas é organizado
O plano de contas é organizado por grupos, subgrupos e categorias.
Exemplo de estrutura
Grupo: Despesas
Subgrupo: Despesas Administrativas
Categoria: Marketing
Grupo: Despesas
Subgrupo: Despesas Administrativas
Categoria: Condomínio
Grupo: Receitas
Subgrupo: Vendas Receitas
Categoria: Entrada de clientes
Grupo: Receitas
Subgrupo: Vendas Receitas
Categoria: Recebimento de Fornecedor
Essa estrutura pode ser personalizada conforme a necessidade da agência.
Categorias automáticas do sistema
Para reduzir o trabalho no cadastro de contas, o Monde pode atribuir categorias automaticamente em alguns processos.
Isso pode acontecer, por exemplo, ao gerar contas a partir de:
Forma de pagamento do cliente;
Fatura cliente;
Fatura fornecedor;
Comissão para funcionários.
Essas categorias padrão podem ser ajustadas em: Ferramentas > Configurações
Depois, verifique as abas relacionadas, como:
Comissão;
Contas a Pagar/Receber;
Recebimento;
Fatura Fornecedor.
Onde acessar as categorias
Para acessar as categorias no Monde, vá em: Cadastros > Categorias
Nessa tela, é possível cadastrar, editar, excluir e unificar categorias do plano de contas.
Como cadastrar uma categoria
Para cadastrar uma nova categoria:
Acesse Cadastros > Categorias;
Clique em Novo;
Selecione Categoria Despesa ou Categoria Receita;
Preencha os dados da categoria;
Informe o grupo e demais informações solicitadas;
Confirme o cadastro.
Quando marcar uma categoria como Repasse
Marque a opção Repasse quando a categoria não representar receita nem despesa real da agência.
Use essa opção quando o valor apenas passa pela agência e será repassado a terceiros.
Essa configuração é importante porque, nos relatórios Demonstrativo por Categoria e Lançamentos por Categoria, é possível escolher se as categorias de repasse serão exibidas ou não.
Como cadastrar um grupo de categorias
Para cadastrar um novo grupo de categorias:
Acesse Cadastros > Categorias;
Abra o cadastro de uma categoria existente com dois cliques ou clique em Novo > Categoria Despesa/Receita;
No campo de grupo, clique no botão [...];
Selecione Novo;
Preencha os dados do grupo;
Confirme.
Como editar uma categoria
Para editar uma categoria:
Acesse Cadastros > Categorias;
Clique em Pesquisar;
Localize a categoria desejada;
Abra a categoria com dois cliques;
Faça a alteração necessária;
Confirme.
Como excluir uma categoria
Para excluir uma categoria:
Acesse Cadastros > Categorias;
Clique em Pesquisar;
Clique nas setas do canto esquerdo para expandir o grupo de categorias;
Clique uma vez sobre a categoria que deseja remover;
Clique em Excluir;
Confirme a exclusão.
Como unificar categorias
A unificação acontece quando você tenta excluir uma categoria que já está sendo usada em lançamentos financeiros.
Nesse caso, o sistema não simplesmente apaga a categoria. Ele solicita que você escolha uma nova categoria para receber os lançamentos vinculados à categoria que será removida.
Como fazer
Acesse Cadastros > Categorias;
Clique em Pesquisar;
Expanda o grupo de categorias;
Selecione a categoria que deseja remover;
Clique em Excluir;
Se o sistema informar que a categoria está sendo utilizada, selecione a categoria que receberá os lançamentos;
Clique em OK;
O sistema moverá os lançamentos para a nova categoria e concluirá a unificação.
Exemplo
Imagine que a agência possui as seguintes categorias:
Tarifa TED;
Tarifa DOC;
Taxas Bancárias.
Nesse caso, pode ser melhor substituir todas por uma única categoria: Tarifas Bancárias
Assim, os relatórios ficam mais simples, a análise dos gastos fica mais clara e o plano de contas fica menos complexo.
Como excluir um grupo de categorias
Para excluir um grupo de categorias:
Acesse Cadastros > Categorias;
Clique sobre o grupo que deseja excluir;
Clique em Excluir;
Confirme.
Ao excluir um grupo, o sistema seleciona as categorias vinculadas a ele para exclusão junto com o grupo.
Antes de excluir, confira se o grupo e suas categorias realmente não serão mais usados.
Como editar o nome de um grupo
Para alterar o nome de um grupo:
Acesse Cadastros > Categorias;
Abra com dois cliques uma categoria que faça parte do grupo;
Clique no botão [...] ao lado do nome do grupo;
Clique em Editar;
Altere o campo Nome;
Confirme.
Boas práticas para organizar o plano de contas
Um plano de contas muito detalhado pode dificultar a análise financeira.
Por isso, sempre que possível, mantenha as categorias simples, claras e fáceis de usar.
Evite categorias duplicadas ou muito parecidas
Em vez de criar várias categorias para situações semelhantes, use uma categoria mais ampla.
Exemplo
Evite:
Tarifa TED;
Tarifa DOC;
Taxa Pix;
Taxa de boleto.
Prefira: Tarifas Bancárias
Isso facilita o lançamento das contas e melhora a leitura dos relatórios.
Evite usar nome de fornecedor como categoria
Não recomendamos criar categorias com nomes de fornecedores.
Exemplo
Evite:
Telefone Vivo;
Telefone Oi;
Internet Claro.
Prefira categorias por tipo de gasto:
Telefone;
Internet;
Comunicação.
O fornecedor já pode ser analisado em outros campos e relatórios. A categoria deve representar o tipo da receita ou da despesa.
Use os relatórios para analisar os gastos
Depois de organizar as categorias, use os relatórios financeiros para acompanhar os resultados.
Relatórios recomendados:
Lançamentos por Categoria;
Demonstrativo por Categoria;
Demonstrativo de Resultado.
Esses relatórios ajudam a analisar os valores por categoria, fornecedor e período.
Quando excluir e quando unificar uma categoria
Use esta regra simples:
Situação | O que fazer |
Categoria foi criada por engano e nunca foi usada | Excluir a categoria |
Categoria já possui lançamentos vinculados | Unificar com outra categoria |
Existem categorias duplicadas ou parecidas | Unificar em uma categoria principal |
Categoria está correta, mas com nome ruim | Editar o nome |
Plano de contas está muito detalhado | Revisar e unificar categorias semelhantes |
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Resumo final
As categorias financeiras organizam o plano de contas da agência e ajudam na análise dos lançamentos e relatórios financeiros.
Para manter o plano de contas claro, evite categorias duplicadas, nomes de fornecedores como categorias e detalhamentos excessivos. Sempre que possível, unifique categorias semelhantes e acompanhe os resultados pelos relatórios financeiros.