No Monde, o cadastro de Pessoas é usado para registrar todos que se relacionam com a sua agência, como:
clientes;
passageiros;
fornecedores;
hotéis;
operadoras;
funcionários;
contatos comerciais;
prestadores de serviço.
Antes de cadastrar uma nova Pessoa, verifique se ela já não existe no sistema.
Isso ajuda a evitar cadastros duplicados e facilita a consulta do histórico de vendas, financeiro e atendimento.
É possível importar cadastros de pessoas utilizando nosso processo de Importação de Planilhas.
Como cadastrar uma nova pessoa
Acesse: Cadastros > Pessoas
Ou clique no botão Pessoas, caso ele esteja disponível na sua tela.
Depois:
Clique em Novo.
Escolha se deseja cadastrar uma Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.
Preencha os dados do cadastro.
Clique em OK para gravar.
Ao salvar o cadastro, o sistema registra automaticamente a data, o horário e o usuário que criou a pessoa.
Dicas para preencher o cadastro
Ao informar o CEP, o Monde pode preencher automaticamente os campos de endereço, bairro e cidade. Porém, o preenchimento automático funciona apenas em computadores Windows a partir da versão 8.1. Leia mais no artigo Requisitos do Sistema.
Nos campos de telefone, data de nascimento, CPF e CNPJ, informe apenas os números. O sistema adiciona a pontuação automaticamente.
Para telefones internacionais, informe o sinal de +, seguido do código do país.
Exemplo: +351 para Portugal | +1 para Estados Unidos
No campo E-mail, é possível informar mais de um endereço para a mesma pessoa. Para isso, separe os e-mails usando vírgula ou ponto e vírgula.
Exemplo: cliente@email.com; financeiro@email.com
Também é possível cadastrar Campos Personalizados como, por exemplo, gênero do cliente, para campanhas de marketing personalizadas.
Como evitar cadastros duplicados
Antes de criar um novo cadastro, pesquise pelo nome, CPF, CNPJ, e-mail ou telefone da pessoa.
Também é importante que todos na agência sigam um padrão de preenchimento.
Recomendações:
evite cadastrar nomes em letras totalmente maiúsculas;
não abrevie nomes, razão social ou endereço;
preencha o cadastro da forma mais completa possível;
use sempre o mesmo padrão para nomes e documentos;
registre informações extras no campo Observações.
Exemplo de duplicidade que pode acontecer:
João S. Silva
João Santos Silva
Mesmo sendo a mesma pessoa, o sistema pode entender como dois cadastros diferentes se os dados forem preenchidos de formas diferentes.
Como pesquisar uma pessoa
Acesse: Cadastros > Pessoas
No campo Pesquisar, informe o nome, CPF, CNPJ, e-mail ou outro dado da pessoa.
Depois, clique em Pesquisar.
Dica: para pesquisar todos os cadastros de Pessoas de uma vez, informe um asterisco no campo de pesquisa: *
Cadastro rápido em outras telas
Em algumas telas do sistema, como Vendas, Contas a Pagar, Contas a Receber e Tarefas, também é possível pesquisar uma pessoa.
Se o nome informado ainda não existir no sistema, o Monde poderá exibir atalhos para:
Cadastrar pessoa física
Cadastrar pessoa jurídica
Assim, você consegue criar o cadastro sem sair da tela em que está trabalhando.
Como excluir ou unificar cadastros duplicados
Quando existir mais de um cadastro para a mesma pessoa, é possível excluir o cadastro duplicado e mover os registros para o cadastro correto.
Acesse: Cadastros > Pessoas
Depois:
Pressione Esc no teclado para limpar os filtros.
No campo Pesquisar, digite o nome da pessoa.
Clique em Pesquisar.
Localize os cadastros duplicados.
Clique uma vez sobre o cadastro que deseja excluir.
Clique em Excluir.
O sistema exibirá uma mensagem de confirmação. Clique novamente em Excluir para continuar.
O que acontece ao excluir um cadastro duplicado?
Se o cadastro não tiver nenhum registro vinculado, como vendas, contas ou tarefas, ele será excluído imediatamente.
Se o cadastro tiver registros vinculados, o sistema solicitará que esses registros sejam movidos para outro cadastro.
Nesse caso:
Clique em Mover os registros.
Selecione o cadastro correto que deve ser mantido.
Clique em OK.
Clique em Mover e Excluir.
O sistema poderá levar alguns minutos para concluir o processo. Quando finalizar, você será notificado pelo sino de alertas, no canto superior direito do Monde.
Atenção ao unificar cadastros
Ao mover os registros, o sistema mantém os dados do cadastro escolhido como correto.
As informações do cadastro excluído, como nome, CPF, RG, endereço e dados adicionais, não serão copiadas automaticamente para o cadastro mantido.
Por isso, antes de unificar, confira os dois cadastros e mantenha aquele que estiver mais completo e correto.
Os registros vinculados, como vendas, tarefas e anexos, serão movidos para o cadastro que foi mantido.
Importante:
só é possível unificar cadastros do mesmo tipo, por exemplo, Pessoa Física com Pessoa Física; se necessário, altere antes o tipo da pessoa;
a unificação de cadastros não fica registrada no Log;
use as permissões de acesso para controlar quem pode unificar cadastros no sistema.
Principais abas do cadastro de Pessoas
Dentro do cadastro de uma pessoa, existem algumas abas que ajudam a organizar informações importantes.
Abaixo estão as principais.
Detalhes
A aba Detalhes reúne as informações principais do cadastro, como nome, CPF, RG, endereço, telefone e e-mail.
Nessa aba, também existem alguns botões úteis.
Copiar
Copia os dados cadastrais da Pessoa para a área de transferência.
Depois, você pode colar essas informações em um e-mail, documento ou outro local.
OK & Família
Grava o cadastro atual e cria um novo cadastro copiando algumas informações, como endereço e telefone residencial.
Esse recurso pode ser útil para cadastrar pessoas da mesma família.
Dica: no caso de crianças, recomendamos deixar os campos E-mail e Celular em branco, se essas informações forem dos pais ou responsáveis.
Para relacionar a criança aos responsáveis, utilize a aba Contatos.
Dados adicionais
A aba Dados Adicionais permite registrar outras informações da Pessoa, como:
estado civil;
local de nascimento;
órgão emissor do RG;
data de emissão do RG;
certidão de nascimento;
filiação.
Caso a agência precise registrar outras informações específicas, também é possível utilizar campos personalizados.
Vendas
A aba Vendas mostra o histórico de vendas vinculado à Pessoa.
Nessa aba, você pode consultar se a pessoa participou de uma venda como:
pagante;
passageiro.
Em cadastros de Pessoa Jurídica, o sistema mostra as vendas em que a empresa foi informada como pagante.
Para abrir uma venda, dê duplo clique sobre ela.
Vendedor
No cadastro de Pessoa Física e Pessoa Jurídica, existe o campo Vendedor.
Esse campo é atualizado automaticamente com o nome do último vendedor que cadastrou uma venda para essa Pessoa.
Essa informação também pode ser usada em relatórios, como o relatório de Aniversariantes.
Marcadores
A aba Marcadores pode ser usada para classificar ou identificar Pessoas conforme a necessidade da agência.
Exemplo:
Cliente VIP;
Corporativo;
Lazer;
Financeiro;
Fornecedor.
Dados financeiros
A aba Dados Financeiros permite cadastrar dados de cartão de crédito do cliente.
Para adicionar um cartão:
Clique em Adicionar.
Preencha os dados do cartão.
No campo de validade, informe o último dia do mês.
Confirme.
Importante: por segurança, o preenchimento do código de segurança do cartão é opcional.
O campo Cartão Passagem só precisa ser preenchido se a agência utilizar integrações específicas, como CPB, CTA, EBTA ou Cielo para Exportação Cartão Passagem.
Contatos
A aba Contatos permite relacionar uma pessoa a outra.
Exemplo:
casal;
responsável financeiro;
contato comercial;
mãe;
pai;
sócio.
Para adicionar um contato:
No campo Adicionar contato, informe o nome da pessoa.
Selecione o cadastro correspondente.
No campo Função, informe a relação entre as pessoas.
Recomendamos usar termos neutros, como Casal, Responsável ou Contato comercial, pois essa relação também aparecerá no cadastro da outra pessoa.
Usuário
A aba Usuário aparece apenas em cadastros de Pessoa Física.
Ela pode ser utilizada para:
cadastrar usuário;
configurar integração;
consultar informações relacionadas ao acesso dessa pessoa ao sistema.
Anexos
A aba Anexos permite anexar arquivos relacionados à pessoa cadastrada.
Exemplo:
RG;
CPF;
passaporte;
visto;
comprovante de endereço;
documentos do cliente.
Para anexar um arquivo:
Clique em Anexar.
Localize o arquivo no computador.
Dê duplo clique no arquivo.
Confirme.
Atenção: o tamanho máximo permitido para anexos no Monde é de 3 MB.
Visualização de anexos
No Monde Web, é possível abrir anexos diretamente na tela, sem precisar baixar o arquivo no computador.
Quando o formato do arquivo for compatível, o sistema também poderá exibir opções como:
download;
impressão;
exclusão.
Esse recurso facilita a consulta rápida de documentos e imagens vinculados ao cadastro.
Tarefas
A aba Tarefas mostra o histórico de tarefas vinculadas à Pessoa.
Também é possível criar uma nova tarefa diretamente pelo cadastro.
Para isso, clique em Novo.
Orçamentos
A aba Orçamentos mostra todos os orçamentos vinculados à pessoa.
Ela ajuda a acompanhar propostas já criadas para aquele cliente.
Nessa aba, é possível:
consultar orçamentos anteriores;
criar um novo orçamento;
editar um orçamento já existente.
Log
A aba Log permite consultar alterações feitas no cadastro.
Use essa aba quando precisar verificar edições, exclusões ou mudanças realizadas por usuários do sistema.
Importante: a unificação de cadastros não fica registrada no Log.
Resumo
O cadastro de Pessoas é uma das bases mais importantes do Monde.
Manter esses dados organizados ajuda a agência a:
evitar cadastros duplicados;
localizar clientes com mais facilidade;
consultar histórico de vendas;
manter documentos centralizados;
melhorar o controle financeiro;
facilitar o atendimento ao cliente.
Sempre que possível, pesquise antes de cadastrar, preencha os dados com atenção e mantenha um padrão de cadastro entre todos os usuários da agência.