Ao realizar o cadastro de suas vendas com a forma de pagamento Faturar, através das regras de faturamento configuradas, o sistema vai definir o vencimento dos itens e gerar as faturas de acordo com o período e vencimento definido na regra.
Observação: caso o sistema não encontre nenhuma regra de faturamento configurada para o pagante do produto, será atribuída uma regra padrão do sistema, que você pode conferir neste artigo.
Chegou o dia de conferir as suas faturas e enviá-las ao seu cliente? Veja abaixo como localizar as faturas e suas funcionalidades:
Localizar faturas
Para localizar suas faturas:
Acesse o menu Financeiro > Contas a Pagar/Receber;
Utilize o filtro Tipo como Faturas clientes e se necessário, outros filtros para ajudar na localização;
Depois de realizar a pesquisa, acesse a fatura com o duplo clique;
Na aba Itens, é onde vamos realizar a conferência.
Funcionalidades da fatura
Ver próxima fatura ou fatura anterior
Para navegar entre as faturas do mesmo cliente, sem ter que refazer a pesquisa em Contas a Pagar/Receber, clique no botão Fatura Anterior ou Próxima Fatura. Dessa forma o sistema vai abrir as outras faturas ativas deste cliente.
Adicionar itens à fatura
Clicando neste botão, o sistema vai alterar a visualização da tela, mostrando na parte de cima todos os itens em aberto (que ainda não foram liquidados) deste cliente, e na parte de baixo, os itens da fatura atual.
Para adicionar um item à sua fatura, clique no botão da coluna Adicionar:
Para voltar a visualização geral da fatura, utilize o botão Voltar.
Mover itens entre as faturas
Através dos botões Mover item para a fatura anterior e Mover item para a próxima fatura, você consegue mover o item de uma fatura para outra, caso ele esteja no vencimento errado.
O sistema vai sempre obedecer a regra de faturamento para definir os vencimentos ao mover os itens entre as faturas.
Faturar avulso
Essa função é utilizada quando um ou mais itens desta fatura vão ser faturados separadamente, e não vão se juntar com mais nenhum item deste cliente.
Para faturar mais de um item, basta clicar na seta ao lado do botão Faturar Avulso e escolher uma das opções para ativar o modo de seleção:
Dica: Para facilitar a seleção de vários itens, você pode utilizar os filtros das colunas para agrupar na tela somente os localizadores com alguma informação em comum, como Centro de Custo, tipo de Produto, etc. Depois disso, utilize a função Selecionar todos os itens e clique em Faturar Avulso.
Recalcular vencimento dos itens
Essa opção permite que itens específicos sejam recalculados de acordo com as regras de faturamento cadastradas. Não sendo necessário recalcular toda a fatura.
Fechar e Reabrir Fatura
Após conferir todos os itens de uma fatura cliente, é preciso fechar a fatura, através do botão no rodapé do lançamento.
Ao fechar a fatura pela primeira vez, a data de emissão será alterada para o dia em que a fatura está sendo fechada.
Após fechar a fatura é possível fazer todas as impressões disponíveis na Fatura Cliente. Este processo também bloqueia as edições nos itens e valores da fatura.
Faturas fechadas ficam sublinhadas na visualização de Contas a Pagar/Receber.
Caso seja necessária fazer alguma alteração, é preciso utilizar o botão Reabrir Fatura.
É possível definir através das Permissões de Acesso quais usuários podem fechar ou reabrir a fatura.
Dica: você pode adicionar a coluna "Fatura Cliente Fechada" na visualização de contas a pagar/receber, para ordenar ou agrupar pela situação da fatura.
Liquidar fatura cliente
Para liquidar uma fatura realize o mesmo procedimento para liquidar uma conta a pagar ou a receber.
Pagamento parcial da Fatura Cliente
Caso o cliente pague um valor menor da fatura, deixando um saldo para pagar depois, realize o procedimento de pagamento parcial normal. O saldo será gerado de acordo com as Regras de Faturamento.
Caso o cliente pague com juros e/ou acréscimos, adicione uma categoria de receita com o valor de diferença antes de liquidar;
Caso o cliente pague um valor maior que o valor da Fatura para ser reembolsado depois, altere o valor na aba de Itens da Fatura antes de liquidar. Dessa forma o sistema vai gerar um saldo negativo (reembolso ao cliente) para o próximo vencimento.
Dica: É possível inserir instruções para serem impressas na fatura em Ferramentas > Configurações > Fatura Cliente > Instruções Fatura.
Veja mais dicas no artigo Como emitir sua Fatura para cliente.