Liquidar e movimentar são dois lados do mesmo pagamento: a liquidação registra que a conta a pagar ou a receber foi paga ou recebida, e a movimentação é o dinheiro que entra ou sai da conta de banco, caixa ou cartão. Neste artigo você vê como as duas se ligam, onde conferir cada uma e o que muda ao alterar ou excluir uma liquidação.
As permissões mudam com o que você vai fazer:
Para consultar, a permissão Contas a Pagar/Receber, e as permissões Movimentações e Extrato de Conta para cada uma dessas consultas.
Para liquidar, a permissão Liquidar conta a pagar ou Liquidar conta a receber, conforme a conta.
Para alterar ou excluir uma conta já liquidada, inclusive a movimentação dela, as permissões Editar e Editar lançamento liquidado.
O que é cada um
Os dois termos aparecem lado a lado nas telas do Financeiro, e tratam de coisas diferentes:
Liquidação: a data em que a conta a pagar ou a receber foi paga ou recebida. É o campo Liquidação da conta, e é ele que leva a conta da situação Em aberto para Liquidado. Liquidar é o mesmo que dar baixa na conta.
Movimentação: a entrada ou a saída de dinheiro em uma conta de banco, caixa ou cartão. Cada movimentação tem data, valor, conta e forma de pagamento, e é o que forma o saldo dessa conta.
A palavra conta aparece nos dois sentidos, e vale separá-los: a conta a pagar ou a receber é o lançamento do que a agência deve ou tem a receber; a conta de banco, caixa ou cartão é onde o dinheiro fica.
Como a liquidação e a movimentação se ligam
Ao liquidar uma conta a pagar ou a receber, o Monde grava a movimentação na conta de banco, caixa ou cartão escolhida. As duas andam sempre juntas, e é daí que saem as regras abaixo:
Conta em aberto não tem movimentação. Enquanto a conta não é liquidada, nada entra nem sai da conta de banco ou caixa por causa dela.
As movimentações de uma conta liquidada somam exatamente o valor final dela. Quando o valor pago é diferente do valor final, o Monde pergunta o que fazer com a diferença: lançá-la numa categoria, como desconto ou acréscimo, ou tratá-la como pagamento parcial, gerando uma conta nova com o saldo restante.
Uma conta pode ter mais de uma movimentação. Quando o pagamento sai de mais de uma conta de banco ou caixa, cada parte é uma movimentação. Na conta cartão de crédito, cada parcela também é uma.
A conta a pagar sai negativa e a conta a receber entra positiva. O saldo de uma conta de banco ou caixa é o saldo inicial dela mais a soma das movimentações.
Nem toda movimentação vem de uma liquidação. A transferência entre contas grava movimentação nas duas contas envolvidas sem estar ligada a nenhuma conta a pagar ou a receber, como explica O que é a Transferência entre Contas.
Pagar em conta cartão de crédito tem um passo a mais: a movimentação entra na conta do cartão e passa a compor a fatura dele. O dinheiro só sai da conta corrente quando essa fatura é liquidada, e é essa segunda liquidação que gera a movimentação na conta corrente.
Onde conferir a liquidação e as movimentações
Cada tela responde a uma pergunta diferente sobre a mesma baixa.
As movimentações de uma conta a pagar ou a receber
Para ver de onde saiu ou para onde entrou o dinheiro de uma conta específica, abra a conta:
No Monde Web, acesse Financeiro > Contas a Pagar/Receber, clique na conta e abra a aba Detalhes. O quadro Movimentações traz a data, o valor, a conta e a forma de pagamento de cada movimentação, com o Saldo abaixo da lista.
No Monde Desktop, acesse Financeiro > Contas a Pagar/Receber, dê duplo clique na conta e abra a aba Movimentações. A lista traz as mesmas informações, com o Saldo abaixo dela.
O Saldo é quanto ainda falta para as movimentações cobrirem o valor final da conta. Na conta liquidada ele fica zerado.
A consulta de Movimentações
A consulta de Movimentações reúne as entradas e as saídas de todas as contas de banco, caixa e cartão num período, venham de uma liquidação ou de uma transferência. Ela lista cada lançamento pela data da movimentação, que pode ser diferente da data de liquidação da conta.
No Monde Web, acesse Financeiro > Movimentações. Clicando na linha, a conta a pagar ou a receber da movimentação abre, quando você tem permissão para vê-la.
No Monde Desktop, acesse Financeiro > Movimentações.
O que a consulta traz e como exportá-la estão em Movimentações: entenda como funciona.
O Extrato de Conta
O Extrato de Conta mostra as movimentações de uma conta de banco ou caixa por vez, dia a dia, com o saldo de cada dia. É por ele que se confere o saldo contra o extrato do banco e se fecha o caixa.
No Monde Web, acesse Financeiro > Extrato de Conta.
No Monde Desktop, acesse Financeiro > Extrato de Conta.
O fechamento e a reabertura do caixa estão em Extrato de Conta: entenda como funciona.
Como ver as contas liquidadas no mês
Para saber quais contas foram pagas ou recebidas num período, use a consulta de contas, e não a de movimentações:
No Monde Web, acesse Financeiro > Contas a Pagar/Receber.
Clique em Filtrar e escolha, em Situação, a opção Liquidado.
Informe o período no filtro Liquidação.
No Monde Desktop, acesse Financeiro > Contas a Pagar/Receber, escolha a situação Liquidado e o tipo de data Liquidação, informe o período e clique em Pesquisar. Para usar os filtros do Monde Web, veja Navegação e filtros no Monde Web.
A conta está liquidada e a movimentação não aparece em Movimentações
A conta aparece como Liquidado em Financeiro > Contas a Pagar/Receber, e a movimentação dela não aparece em Financeiro > Movimentações. As causas, e o que fazer em cada uma:
O período não alcança a data da movimentação. A consulta filtra pela data da movimentação, e não pela data de liquidação da conta: uma conta liquidada hoje pode ter movimentação na data em que o dinheiro entrou. Abra a conta, confira a data no quadro ou na aba Movimentações e informe um período que a contenha.
O filtro de conta está em outra conta. Deixe o filtro Conta em todas as contas, ou escolha a conta que aparece na movimentação da conta a pagar ou a receber.
A conta de banco ou caixa não está disponível para você. A consulta traz apenas as contas ativas das empresas a que você tem acesso. Peça ao administrador o acesso à empresa da conta.
O pagamento foi em cartão de crédito. A movimentação está na conta do cartão, e não na conta corrente. A saída da conta corrente aparece quando a fatura do cartão é liquidada, como explica Extrato Cartão de Crédito: entenda como funciona.
O que muda ao alterar ou excluir a liquidação
A conta e a conta de banco ou caixa se acertam juntas: mexer em uma das pontas muda a outra.
Excluir a liquidação
Excluir a liquidação é o caminho para reabrir uma conta. A conta volta para Em aberto, as movimentações saem das contas de banco, caixa ou cartão, e o saldo delas volta a ser o de antes da baixa.
No Monde Web, acesse Financeiro > Contas a Pagar/Receber, clique na conta liquidada e em Excluir liquidação. O botão faz as duas coisas de uma vez.
No Monde Desktop, acesse Financeiro > Contas a Pagar/Receber, dê duplo clique na conta, remova as movimentações na aba Movimentações, apague a data do campo Liquidação e confirme.
O que acontece com as categorias e com o valor final da conta está em Como cadastrar e liquidar Contas a Pagar/Receber.
Alterar uma movimentação
Alterar a data, o valor ou a conta de uma movimentação muda o saldo da conta de banco ou caixa, e não muda a situação da conta a pagar ou a receber: ela continua liquidada. O passo a passo está em Como editar a movimentação de uma Conta a Pagar/Receber.
Se a movimentação estiver na conciliação bancária, o Monde avisa antes de gravar: a conciliação dela é desfeita e precisa ser refeita.
Remover a movimentação não reabre a conta
Remover a movimentação de uma conta liquidada não devolve a conta para Em aberto. No Monde Desktop, ao remover a movimentação na aba Movimentações, o Monde trata a diferença como desconto, acréscimo ou pagamento parcial, e a conta segue liquidada. Para reabrir a conta, exclua a liquidação, como na seção acima.
Limitações conhecidas
O caixa fechado barra a mudança. Com o Extrato de Conta fechado na data de alguma movimentação, não dá para alterá-la nem excluir a liquidação. Quem tem a permissão de reabrir o caixa reabre aquele dia em Financeiro > Extrato de Conta; depois, refaça a alteração e feche o caixa de novo.
Movimentação de fatura de cartão já liquidada não muda. Enquanto a fatura do cartão estiver liquidada, a movimentação que entrou nela não pode ser alterada nem excluída. Não há como contornar pela conta: exclua antes a liquidação da fatura do cartão de crédito.
Mensagens de erro conhecidas
As mensagens abaixo aparecem no Monde Desktop, em Financeiro > Contas a Pagar/Receber, ao confirmar a conta depois de preencher ou apagar o campo Liquidação.
É necessário adicionar os pagamentos para liquidar um lançamento.
Causa: a data de liquidação foi preenchida e a conta não tem nenhuma movimentação que cubra o valor final dela.
Como resolver: no Monde Desktop, em Financeiro > Contas a Pagar/Receber, dê duplo clique na conta, abra a aba Movimentações, escolha a conta de banco, caixa ou cartão, informe o valor e confirme.
É necessário remover os pagamentos para remover a liquidação.
Causa: a data de liquidação foi apagada e a conta ainda tem movimentações.
Como resolver: no Monde Desktop, em Financeiro > Contas a Pagar/Receber, dê duplo clique na conta, remova as movimentações na aba Movimentações e apague a data do campo Liquidação. No Monde Web, o botão Excluir liquidação, na tela da conta, faz as duas coisas de uma vez.
Como conferir que a liquidação e a movimentação batem
Para confirmar que a baixa ficou registrada dos dois lados:
No Monde Web, acesse Financeiro > Contas a Pagar/Receber e confira se a conta aparece com a data preenchida na coluna Liquidação.
Clique na conta, abra a aba Detalhes e confira, no quadro Movimentações, a conta, a data e o valor de cada movimentação. O Saldo fica zerado.
Acesse Financeiro > Movimentações, informe em Período a data que você viu na movimentação e, em Conta, a conta de banco ou caixa dela: a movimentação aparece na lista, com o mesmo valor.