Neste artigo falamos sobre fechamento de extrato de conta e reabertura de extrato de conta.
Fechamento de extrato de conta
O fechamento de Extrato de Conta é muito importante pois oferece segurança para as informações financeiras do sistema conferidas até a data do último fechamento, pois após o fechamento:
Nenhuma movimentação anterior a data do fechamento poderá ser alterada ou excluída;
Nenhuma conta a pagar ou receber poderá ser liquidada na conta com o extrato já fechado anterior a esta data;
Importante:
O procedimento de fechamento de extrato deverá ser realizado diariamente.
O extrato deverá sempre ser fechado somente quando o valor do saldo do dia contido no sistema for idêntico ao valor do saldo da conta. Mesmo que diferença seja de apenas centavos o extrato deverá ser corrigido para depois ser fechado.
A Permissão de Acesso para fechamento de extrato de conta somente deverá ser autorizada para a pessoa que ficará responsável por conferir as informações financeiras contidas no sistema, pois o ato de fechar os extratos é uma auditoria sobre os dados financeiros do sistema.
É fundamental que todas as contas a pagar e a receber da agência sejam cadastradas e liquidadas no sistema, inclusive as despesas diárias pagas com dinheiro da conta caixa.
No sistema é possível realizar o fechamento de extrato para a conta banco e a conta caixa.
Para realizar o fechamento de extrato de conta realize o seguinte procedimento:
Para a Conta Banco (com o extrato bancário do dia do fechamento de extrato em mãos)
Para a Conta Caixa (com o valor do saldo e recibos da conta caixa do dia do fechamento do extrato em mãos)
Acesse o menu Financeiro > Extrato de conta;
Através da utilização dos filtros de pesquisa selecione a conta e o dia para exibição;
Verifique as colunas:
Fechado: Indica se aquele dia o extrato já foi fechado;
Data: Quando a movimentação aconteceu;
Pessoa: Para quem foi pago ou de quem foi recebido;
Descrição: Campo Descrição da Conta a Pagar/Receber;
Informações: Inserida automaticamente em casos de pagamento de venda com cartão ou boleto;
Valor: Valor da movimentação;
Documento: Campo Documento da Conta a Pagar/Receber;
Número: Número do lançamento no Monde;
Realize a conciliação do extrato de conta, comparando os valores das movimentações do extrato bancário do dia com as movimentações da conta no sistema;
Após concluir a conciliação do extrato, marque a coluna Fechado na data do fechamento de extrato e confirme.
Dica: É possível mover alterar a data da movimentação para o próximo dia ou dia anterior clicando com o botão direito sobre o registro:
Na ocorrência de diferença nas movimentações
Antes de iniciar qualquer correção lembre-se que este processo de conciliação das informações e fechamento do extrato é um ato de auditoria das informações financeiras contidas no sistema. Portanto tenha a certeza de que a correção é realmente necessária.
Aproveite para identificar a causa das divergências e corrigir os processos internos em sua empresa.
Se durante a conciliação o valor ou a data de uma conta não estiver correto:
Acesse com duplo clique a conta e realize as modificações necessárias e confirme;
Verifique no Extrato de conta se a conta é exibida corretamente e continue a conciliação.
Se durante a conciliação uma conta não for encontrada:
Utilize os filtros de pesquisa em Contas a Pagar/Receber e/ou Movimentações para encontrar a conta e verificar se:
Está liquidada em outra data;
Não foi liquidada no sistema;
Foi liquidada em outra conta;
Não foi cadastrada;
Foi cadastrada com valores, datas ou outras informações incorretas.
Realize as correções ou o cadastro da conta se necessário.
Após realizar as correções é necessário atualizar a visualização do extrato de conta clicando novamente em Pesquisar.
Ao realizar o fechamento de extrato de conta os valores da conta no Resumo geral são atualizados.
Reabertura de extrato de conta
O processo de reabertura de extrato de conta existe no sistema para ser utilizado em casos de erros na conferência ou de fechamento indevido do extrato, pois o fechamento de extrato de conta só deveria ter sido feito após a conferência de todos os itens e o saldo.
Importante:
Somente o proprietário da empresa deverá ter permissão de acesso para reabrir o caixa.
Ao reabrir o extrato será necessário conferir novamente todos os dias posteriores antes de realizar o fechamento.
Para realizar a reabertura de extrato realize o seguinte procedimento:
Através da utilização dos filtros de pesquisa selecione a conta e o período para exibição;
Na data que deseja reabrir o extrato de conta, desmarque o item na coluna Fechado e confirme.