Antes de começar: qual é a responsabilidade da agência?
A emissão de notas fiscais envolve regras definidas pela contabilidade e pela prefeitura do município da agência. Por isso, decisões relacionadas a alíquotas, tributações, regime fiscal, obrigatoriedade de emissão e cancelamentos devem ser validadas com o contador.
O Monde permite configurar e emitir notas pelo sistema, mas não define as regras fiscais aplicáveis à sua agência.
Veja mais em Responsabilidades da Nota Fiscal.
Com qual frequência devo emitir minhas notas fiscais?
A frequência de emissão deve ser definida com o seu contador.
Recomendamos avaliar uma rotina de emissão semanal ou a cada 10 dias, evitando acumular todas as notas para uma única emissão mensal.
Isso é importante porque, caso ocorra algum erro ou inconsistência na emissão, a agência terá mais tempo para realizar os ajustes necessários e reduzir o risco de multas por notas não emitidas dentro do prazo.
Quando e como alterar as alíquotas no Monde?
A definição da alíquota correta deve ser feita pela agência em conjunto com a sua contabilidade, pois o Monde não tem acesso às regras fiscais ou exigências específicas de cada prefeitura.
Caso seja necessário atualizar somente a alíquota utilizada na emissão, a própria agência pode realizar essa alteração diretamente no sistema.
Para alterar a alíquota, acesse: Ferramentas > Configurações > Notas Fiscais e altere as alíquotas desejadas.
Após, em Ferramentas > Configurações > Notas Fiscais > Nota Fiscal Eletrônica > Configurações de Nota Fiscal Eletrônica, também informe a Alíquota ISS e salve as informações.
Em alguns municípios ou regimes tributários, a alíquota pode precisar ser alterada periodicamente. Por isso, confirme com o seu contador se existe alguma rotina específica para a sua agência.
Quando entrar em contato com o Monde?
A agência deve entrar em contato com o Monde quando houver alterações que possam exigir ajustes na configuração da emissão de notas fiscais pelo sistema, como:
Alteração de regime tributário;
Entrada ou saída do Simples Nacional;
Alteração de regime especial;
Mudança de CNPJ;
Alteração de Inscrição Municipal ou Estadual;
Mudança de endereço da agência;
Alterações exigidas pela prefeitura que afetem a integração ou a emissão pelo Monde.
A alteração da alíquota, quando disponível na configuração do sistema, pode ser feita diretamente pela agência. Em caso de dúvida sobre o impacto da alteração na emissão, entre em contato com o Monde antes de emitir novas notas.
Emitei uma nota pelo portal da prefeitura. Como atualizar o Monde?
Após a homologação da emissão de notas pelo Monde, recomendamos que as notas sejam emitidas diretamente pelo sistema, e não pelo portal da prefeitura. Isso ajuda a evitar divergências no número do RPS e emissões em duplicidade.
Caso uma nota tenha sido emitida diretamente pelo portal da prefeitura, existem duas formas de manter o Monde atualizado.
Opção 1: ajustar o sequencial do RPS
Você pode alterar o número do próximo RPS no Monde, seguindo a sequência utilizada pela prefeitura.
Acesse: Ferramentas > Configurações > Notas Fiscais > Nota Fiscal Eletrônica > Configurações de Nota Fiscal Eletrônica
Opção 2: informar manualmente a emissão da nota
Acesse Financeiro > Notas Fiscais.
Utilize os filtros para localizar a nota emitida pelo portal da prefeitura. Você pode pesquisar, por exemplo, pelo nome do tomador.
Clique duas vezes sobre a nota desejada.
Informe o número do RPS.
Acesse a aba NFS-e.
Clique em Informar emissão manual de NFS-e.
Informe o número da nota fiscal que consta no PDF emitido pela prefeitura.
Clique em OK e confirme novamente.
Após esse processo, a nota será apresentada como emitida no Monde.
Preciso emitir notas fiscais para vendas canceladas?
Essa decisão deve ser validada com o seu contador.
No Monde, quando uma venda é cancelada em: Venda > Cancelamento/Reembolso > Cancelar, fica identificada na cor cinza em: Financeiro > Gerar Notas Fiscais
A partir disso, a agência pode escolher gerar ou não a nota, conforme a orientação contábil recebida.
Posso gerar e emitir notas manuais pelo Monde?
Sim. Não é necessário emitir a nota pelo portal da prefeitura para realizar uma emissão manual.
Para isso, acesse: Notas Fiscais > Novo
Depois, preencha manualmente os dados necessários para emissão.
Consulte também o artigo: Como gerar notas fiscais manuais.
É possível emitir uma única nota para várias vendas?
Pelo botão Gerar NF, não é possível emitir automaticamente uma única nota para várias vendas.
Para realizar esse tipo de emissão, é necessário criar uma nota manualmente:
Acesse Notas Fiscais > Novo.
Preencha os dados correspondentes às vendas que deseja incluir na nota.
Conclua a emissão conforme a rotina da agência.
Consulte o passo a passo completo no artigo: Como gerar notas fiscais manuais.
Como evitar erros causados por cadastro incompleto do tomador?
Antes de emitir as notas fiscais, verifique se os dados dos tomadores estão corretos e completos, especialmente:
Nome ou razão social;
CPF ou CNPJ;
Endereço;
E-mail;
Telefone, quando necessário.
Para consultar os cadastros, acesse o relatório em: Cadastros > Pessoas
Atenção ao envio por e-mail
Caso o tomador possua mais de um e-mail cadastrado no Monde, as informações da emissão poderão ser enviadas para apenas para o primeiro e-mail configurado antes da vírgula ou ponto e vírgula.
Quero que o Valor Total do Produto apareça no PDF da nota fiscal, como faço?
Na emissão de NFS-e, é possível definir se a nota utilizará o valor total do produto e como será tratada a diferença entre esse valor e a receita da agência.
Essa diferença pode existir, por exemplo, quando o cliente paga o valor completo de um serviço, como pacote ou hospedagem, mas a agência recebe somente a sua comissão.
Veja aqui como configurar.
Como enviar e-mails de emissão de notas fiscais aos tomadores?
O Monde possui uma configuração para solicitar o envio da nota fiscal ao tomador por e-mail. No entanto, o envio efetivo depende da prefeitura.
Isso significa que, mesmo que a opção esteja marcada no Monde, a prefeitura pode não realizar o envio.
Para ativar a configuração, acesse:
Ferramentas > Configurações > Notas Fiscais > Nota Fiscal Eletrônica > Configurações de Nota Fiscal Eletrônica
Marque a opção: Enviar e-mail ao tomador
Depois, salve a configuração.
Posso cancelar uma nota, alterar a receita da venda e emitir novamente com o novo valor?
Não diretamente.
Após o cancelamento, a nota fiscal não volta para a aba Gerar Notas Fiscais.
Para emitir uma nova nota com o valor ajustado, é necessário criar uma Cópia para Reemissão e alterar o valor antes de realizar a nova emissão.
Consulte o procedimento completo no artigo.
Cuidados importantes na emissão de notas fiscais
A emissão de notas fiscais é um processo sensível, pois envolve informações da agência, regras contábeis e integrações com a prefeitura.
Para reduzir riscos:
Não deixe notas acumularem quando houver erros pendentes de correção.
Em caso de erro que você não saiba resolver, entre em contato com o Monde.
Valide regras fiscais e obrigatoriedades com a sua contabilidade.
Mantenha os dados dos tomadores atualizados.
Configure permissões de acesso para que apenas usuários preparados realizem emissões.
Caso haja alteração no endereço da agência, CNPJ, Inscrição Municipal ou Inscrição Estadual, entre em contato com o Monde para verificar os ajustes necessários.