Como cadastrar e usar Regras de Faturamento

As Regras de Faturamento são usadas para definir automaticamente o vencimento das faturas geradas no Monde.

Elas podem ser configuradas para:

Com essas regras, o sistema consegue identificar quando cada venda deve ser faturada e qual será o vencimento da cobrança ou do pagamento.

Exemplo:

Se um cliente paga tudo o que comprou entre os dias 1 e 15 somente no dia 30, essa condição pode ser cadastrada como uma Regra de Faturamento.

As Regras de Faturamento ajudam a agência a:

Antes de criar uma Regra de Faturamento, tenha em mãos:

Acesse: Cadastros > Regras de Faturamento

Depois:

Campo livre usado para identificar a regra.

A descrição informada também será usada na descrição das faturas geradas por essa regra.

Use nomes claros, por exemplo:

Define para quais produtos a regra será aplicada.

Você pode selecionar:

Quando existe uma regra específica para um produto, ela prevalece sobre a regra geral.

Para a maioria dos produtos, é possível definir o destino da regra:

A regra por destino também prevalece sobre uma regra geral, quando existir.

Esse campo aparece apenas em regras de fornecedores e representantes.

Ele define se a regra será aplicada conforme o tipo de movimentação financeira do produto.

As opções são:

Essa regra considera o saldo do produto, e não o valor total da fatura.

Se o fornecedor usa o valor total da fatura para definir vencimentos diferentes, alinhe o processo com ele antes de configurar a regra.

No campo Período, defina como será o agrupamento das faturas.

Exemplos:

No campo Por data de, escolha qual data será usada como base para o faturamento:

No vencimento, informe quantos dias após o fechamento a fatura deve vencer.

Também defina o que o sistema deve fazer quando o vencimento cair em sábado ou domingo:

Esse campo aparece apenas em Regras de Cliente.

Use quando o cliente possui regras diferentes conforme o solicitante informado na venda.

Você pode selecionar:

Esse campo aparece apenas em Regras de Cliente.

Use quando o cliente precisa manter faturas separadas por centro de custo.

O centro de custo deve ser informado na forma de pagamento Faturar dentro da venda.

Se houver centro de custo informado na venda, a regra cadastrada para aquele centro de custo prevalece sobre as demais regras.

Durante o cadastro da Regra de Faturamento, é necessário definir o período de fechamento.

Esse período determina como o Monde irá agrupar as vendas para gerar faturas de clientes, fornecedores ou representantes.

Além do período, a regra também considera:

Use o período Avulso quando cada produto deve gerar um lançamento individual, sem ser agrupado com outros itens em uma mesma fatura.

Esse período é comum quando o cliente, fornecedor ou representante não trabalha com fechamento agrupado.

Se a venda foi lançada no dia 10 e a regra avulsa tem vencimento em 5 dias, o vencimento será dia 15.

Use o período Diário quando o fechamento acontece todos os dias.

Nesse caso, as vendas são agrupadas por dia.

Se a venda foi feita no dia 10 e a regra diária tem vencimento em 2 dias, a fatura vencerá no dia 12.

Use o período Semanal quando o cliente, fornecedor ou representante trabalha com fechamento por semana.

Nesse tipo de regra, é possível definir o dia de início da semana.

Regra semanal de segunda a domingo:

Se o vencimento cair em sábado ou domingo, o sistema seguirá a opção definida na regra:

Use o período Semanal IATA quando o fechamento deve seguir os períodos do calendário IATA.

Os períodos são:

Esse tipo de regra é muito usado para fornecedores aéreos.

O período Semanal IATA utiliza dias úteis no cálculo do vencimento, desconsiderando sábados e domingos.

Se a data calculada cair em feriado, o ajuste deve ser feito manualmente.

Use o período Semanal respeitando o mês quando o fechamento é semanal, mas precisa separar os saldos no fim de cada mês.

Nesse caso, se o mês terminar no meio da semana, o Monde encerra um período no último dia do mês e inicia um novo período no mês seguinte.

Se a regra é semanal de segunda a domingo, mas o mês termina em uma quarta-feira:

Esse período também permite escolher o dia de início da semana.

Use o período Decendial quando o fechamento ocorre em três períodos dentro do mês.

Os períodos são:

Se a venda foi feita no dia 12, ela entra no período de 11 a 20.

Se a regra tem vencimento em 5 dias após o fechamento, o vencimento será dia 25.

Use o período Quinzenal quando o fechamento ocorre duas vezes por mês.

Os períodos são:

Se a venda foi feita no dia 8, ela entra na primeira quinzena, de 1 a 15.

Se a regra tem vencimento em 10 dias após o fechamento, o vencimento será dia 25.

Use o período Mensal quando o fechamento ocorre uma vez por mês.

Nesse caso, as vendas do mês são agrupadas em uma mesma fatura, conforme os demais critérios da regra.

Se a regra é mensal e o vencimento é 5 dias após o fechamento, as vendas do mês fecham no último dia do mês e vencem 5 dias depois.

Use o período Customizado quando o fechamento não se encaixa nos períodos padrão do Monde.

Esse tipo de regra é usado quando o cliente, fornecedor ou representante possui períodos específicos de faturamento.

A agência precisa configurar a seguinte regra:

Nesse caso, use o período Customizado e cadastre os períodos conforme o combinado.

O período Customizado também pode ser usado para manter vencimentos fixos, como sempre dia 15 ou dia 30.

Além dos períodos de fechamento, as Regras de Faturamento de cliente também podem ser separadas por Centro de Custo ou Solicitante.

Essas opções são usadas principalmente em clientes corporativos.

Use quando o cliente precisa receber faturas separadas por área, filial, projeto ou departamento.

Para funcionar, é necessário:

Sempre que houver centro de custo informado na venda, a regra cadastrada para esse centro de custo prevalece sobre as demais regras de cliente.

Use quando o cliente possui regras diferentes conforme o solicitante informado na venda.

Nesse caso, cadastre uma regra para cada solicitante.

A regra será aplicada conforme o solicitante preenchido na venda.

Os exemplos abaixo mostram como preencher regras em situações comuns.

Use este exemplo quando o fornecedor ou representante trabalha com fechamento no padrão IATA.

A agência precisa faturar vendas de um representante conforme os períodos IATA, com vencimento 10 dias após o fechamento.

O Monde verifica em qual período IATA a venda se encaixa:

Depois, calcula o vencimento 10 dias após o fechamento do período.

Se o vencimento cair em sábado ou domingo, será ajustado para o próximo dia útil.

Use este exemplo quando o mesmo fornecedor possui prazos diferentes para valores a pagar e valores a receber.

O fornecedor possui duas regras:

Nesse caso, é necessário cadastrar duas regras.

Quando o produto gerar saldo a pagar para o fornecedor, o Monde aplicará essa regra.

Exemplo:

Se a venda entrar no período de 11 a 25, o sistema calcula o vencimento considerando o término desse período + 10 dias.

Quando o produto gerar saldo a receber do fornecedor, o Monde aplicará essa segunda regra.

Exemplo:

Se a venda entrar no período de 11 a 25, o sistema calcula o vencimento considerando o término desse período + 15 dias.

Use este exemplo quando o mesmo representante possui prazos diferentes conforme o produto vendido.

O representante possui regras diferentes para:

Nesse caso, é necessário cadastrar uma regra para cada produto.

As vendas de passagem aérea serão agrupadas conforme a semana de segunda a domingo.

Depois do fechamento da semana, o Monde calcula o vencimento em 9 dias.

Se cair em sábado ou domingo, o vencimento será levado para o próximo dia útil.

As vendas de diária de hospedagem serão agrupadas conforme o período decendial:

A data considerada será o check-out da hospedagem, e não a data da venda.

Depois do fechamento do decêndio, o Monde calcula o vencimento em 10 dias.

Use esta tabela como apoio:

A opção Recalcular vencimentos permite aplicar regras novas ou alteradas às faturas em aberto.

Use essa função quando:

Após alterar uma regra e clicar em OK, o sistema pode perguntar se as alterações devem ser aplicadas às faturas em aberto.

Confirme apenas se deseja que as faturas abertas sejam recalculadas com base na nova configuração.

Quando uma venda é lançada com fornecedor, representante ou cliente sem regra específica cadastrada, o Monde usa a regra padrão do sistema.

A regra padrão é:

Você pode consultar qual regra foi usada na aba Log da fatura.

Para alguns fornecedores, o sistema já possui regras configuradas automaticamente com base no calendário IATA.

Essas regras podem ser alteradas ou excluídas, se necessário.

Se você cadastrar uma nova regra para Todos os Fornecedores, ela pode sobrepor a regra padrão do sistema.