Neste artigo, falamos sobre como cadastrar uma passagem aérea recebida com milhas.
A agência pode comprar milhas diretamente do milheiro (fornecedor de milhas) ou produzir suas próprias milhas. Devido à flexibilidade desse tipo de venda, é necessário separar o processo em 4 casos:
Vendas com milhas compradas de milheiros e emitidas pela própria agência;
Vendas emitidas pelos milheiros;
Vendas emitidas com milhas do estoque da agência;
Vendas emitidas com milhas do cliente final.
Para todos esses cenários, antes do lançamento da venda, são necessárias algumas configurações iniciais.
Criar o produto "Taxa de embarque":
Esse processo permite que sejam lançados pagamentos separados para o fornecedor das milhas (milheiro) e o fornecedor do produto (companhia aérea) dentro de uma mesma venda.
Abra o menu Cadastros e selecione a opção Produtos;
Clique em Novo e selecione a opção Produto;
Nomeie o produto como Taxa de embarque;
Não habilite a opção “passageiros” neste produto, pois ele será um produto unitário;
No campo “adicionar fornecedor”, insira as companhias aéreas que, normalmente, são vendidas pela agência nas vendas com milhas.
Importante: este produto só será utilizado em vendas de passagens aéreas emitidas especificamente com milhas. Em casos de emissões por consolidadoras/operadoras, não é necessário incluir esse produto na venda.
Configurar campos adicionais na venda:
No registro de vendas com milhas, é de extrema importância saber o nome e o CPF do milheiro. Se houver problemas com o bilhete ou necessidade de cancelar/remarcar, a agência precisará apresentar esses dados para fazer qualquer alteração. Por isso, a criação desses campos adicionais é essencial no controle da venda.
Abra o menu Ferramentas e selecione a opção Configurações;
Entre na aba Vendas e nos Campos Adicionais 1 e 2, insira respectivamente "Nome da Conta de Milhas" e "CPF da Conta de Milhas";
Em Número Externo, é possível inserir "Quantidade de Milhas" caso você queira controlar a quantidade de milhas utilizadas na emissão.
1. Cadastrar venda com milhas compradas de milheiros e emitida pela própria agência
Nesse caso, a agência faz a compra das milhas com um milheiro e a emissão das passagens direto com a companhia aérea. Então, será necessário fazer dois pagamentos: pagar as milhas que comprou do milheiro e pagar a taxa de embarque direto para a companhia aérea.
Abra o cadastro de uma nova venda, preencha o pagante e os outros campos da tela principal (solicitante, aprovador, entre outros), se necessário;
Adicione o produto Passagem Aérea, inserindo a Companhia Aérea como Fornecedor e o Milheiro como Representante;
Preencha os demais campos: localizador, trechos de voo e destino;
Ao inserir os passageiros, preencha o campo Valor do Produto com o valor correspondente ao custo das milhas e o campo Taxa de Serviço Oculta com o valor da receita da agência sobre essa venda. Não inclua a taxa de embarque nesse produto, pois ela será adicionada separadamente;
Após finalizar o lançamento da passagem aérea, insira, na mesma venda, o produto Taxa de Embarque e preencha o Fornecedor como a Companhia Aérea;
Preencha o documento com o localizador e as datas de início e fim. No campo Taxa, adicione o custo da taxa de embarque;
Em seguida, lance a forma de pagamento do cliente.
Dessa forma, no Financeiro, serão divididos os pagamentos do milheiro e da companhia aérea. A taxa de serviço oculta, que está “embutida” no valor total da passagem aérea, será contabilizada como receita.
2. Cadastrar venda já emitida pelo milheiro
Nesse caso, a agência compra a passagem aérea já emitida pelo milheiro. Então, o milheiro utiliza suas milhas para fazer a emissão e vende com um preço fixo, que já inclui a taxa de embarque. A agência só precisará pagar ao milheiro o valor acordado.
Abra o cadastro de uma nova venda, preencha o pagante e os outros campos da tela principal (solicitante, aprovador, etc), se necessário;
Adicione o produto Passagem Aérea, inserindo a Companhia Aérea como Fornecedor e o Milheiro como Representante;
Preencha os demais campos: localizador, trechos de voo e destino;
Ao inserir os passageiros, preencha o campo Valor do Produto com o valor correspondente ao custo das milhas e o campo Taxa de Serviço Oculta com o valor da receita da agência sobre essa venda. Nesse caso, não será necessário incluir a taxa de embarque, já que ela está inclusa no pagamento ao milheiro;
Em seguida, lance a forma de pagamento do cliente.
Deste modo, no Financeiro, será gerado o valor total a ser pago para o milheiro.
3. Cadastrar venda emitida com milhas do estoque da agência
Nesse cenário, a agência tem milhas próprias e as utiliza para fazer a emissão da passagem aérea. Sendo assim, o pagamento será apenas a taxa de embarque diretamente para a companhia aérea.
Abra o cadastro de uma nova venda, preencha o pagante e os outros campos da tela principal (solicitante, aprovador, etc), se necessário;
Adicione o produto Passagem Aérea, inserindo a Companhia Aérea como Fornecedor e deixando o Representante vazio;
Preencha os demais campos: localizador, trechos de voo e destino;
Ao inserir os passageiros, preencha o campo Taxa de Embarque com o valor correspondente à taxa de embarque da companhia aérea e o campo Taxa de Serviço Oculta com todo o valor restante cobrado na venda;
Nesta modalidade, não é necessário incluir o produto taxa de embarque, já que este valor está incluso no custo da passagem aérea.
Assim, no Financeiro, será gerado somente o valor da taxa de embarque a pagar para a companhia aérea, e o restante da venda ficará como receita da agência.
4. Cadastrar venda emitida com milhas do cliente final
Nesse caso, o cliente final possui milhas e as utilizou para comprar a passagem direto na companhia aérea.
Para realizar esse lançamento, na forma de pagamento da venda (Detalhes), adicione o pagamento "Outros". Em Pagamento para o Fornecedor, insira o Valor pago em Milhas e, em Inserir informações pré-cadastradas, informe "Pago com Milhas".
Dica para facilitar o controle financeiro dos pagamentos de vendas com milhas:
É possível criar uma Regra de Faturamento para os produtos Passagem Aérea e Taxa de Embarque em que o fechamento seja Avulso e com vencimento 0 (zero) dias após a data da venda. Dessa forma, sempre será gerado um pagamento avulso ao milheiro e à companhia aérea em Contas a Pagar/Receber com vencimento no mesmo dia da venda.
No Monde não é possível controlar:
Estoque de milhas;
Venda do produto de milhas.
O controle financeiro de compra e venda de milhas deve ser feito através do Contas a Pagar/Receber.