O que é a reunião de implantação
A reunião de implantação é o primeiro passo para começar a configurar o Monde de acordo com a rotina da sua agência.
Nesse encontro, o consultor responsável pela implantação vai conhecer melhor sua operação, entender seus objetivos com o sistema e orientar os primeiros ajustes necessários para iniciar o uso do Monde.
O que vai acontecer na reunião
Durante a reunião, serão realizadas algumas etapas importantes:
Você conhecerá o consultor que acompanhará sua agência durante a implantação;
A agência explicará suas expectativas, objetivos e principais necessidades com o Monde;
O consultor orientará os primeiros passos de configuração;
Será feito o download e instalação do Monde, quando necessário;
Os usuários da agência serão convidados para acessar o sistema.
Para que a reunião seja mais produtiva, é importante separar algumas informações antes do encontro.
O que preparar antes da reunião
Dados dos usuários da agência
Tenha em mãos o nome e o e-mail das pessoas que deverão acessar o Monde.
Essas informações serão usadas para cadastrar ou convidar os usuários da agência.
Exemplo:
Nome | Função | |
Maria Silva | Vendas | |
João Souza | Financeiro |
Contas bancárias da agência
Separe os dados das contas bancárias que serão usadas no controle financeiro da agência.
Também é importante informar o saldo do dia anterior ao início do uso do Monde.
Exemplo:
Se a agência vai começar a usar o Monde no dia 01/08, informe o saldo bancário do dia 31/07.
Esses saldos ajudam a iniciar o controle financeiro com valores corretos.
Cartões de crédito da agência
Se a agência possui cartão de crédito próprio, separe as seguintes informações:
Nome do cartão;
Banco ou administradora;
Data de fechamento da fatura;
Data de vencimento da fatura;
Saldo ou informações necessárias para iniciar o controle.
Esses dados ajudam a configurar o cartão para que compras, despesas e faturas sejam acompanhadas corretamente no Monde.
Integrações com fornecedores
As integrações permitem importar vendas de fornecedores para o Monde, reduzindo lançamentos manuais e facilitando o controle das vendas.
Antes da reunião, verifique quais fornecedores sua agência utiliza e se eles possuem integração disponível com o Monde.
Consulte:
O que separar
Para configurar integrações, pode ser necessário ter:
Usuário e senha do fornecedor;
Código da agência;
ID, PIN ou token de integração;
Confirmação do fornecedor de que a integração está habilitada.
Essas informações variam conforme o fornecedor.
Calendários e regras de faturamento
As Regras de Faturamento definem como o Monde calculará os vencimentos das faturas de clientes, fornecedores e representantes.
Elas ajudam o sistema a saber, por exemplo:
Quando uma venda deve entrar em uma fatura;
Qual será a data de vencimento;
Se o fechamento será semanal, quinzenal, mensal, IATA ou customizado;
Como tratar vencimentos em finais de semana.
Antes da reunião, se possível, separe os calendários ou prazos de faturamento dos seus principais fornecedores.
Consulte:
O que levantar antes da implantação
Para cada fornecedor, cliente ou representante, tente identificar:
Qual é o período de fechamento;
Qual é a data de vencimento;
Se o vencimento muda quando cai em sábado ou domingo;
Se existem regras diferentes por produto;
Se existem regras diferentes para valores a pagar e a receber.
Essas informações ajudam a configurar o financeiro com mais precisão.
Estrutura para reunião remota
As reuniões de implantação acontecem de forma remota.
Para participar com mais qualidade, recomendamos:
Usar computador com acesso à internet;
Ter um headphone ou fone com microfone;
Estar em um ambiente com pouca interferência;
Ter acesso ao e-mail usado para cadastro no Monde;
Separar tempo para acompanhar a configuração junto com o consultor.
Checklist antes da primeira reunião
Antes da reunião, confira se você já separou:
Nome e e-mail dos usuários que usarão o Monde;
Dados das contas bancárias da agência;
Saldo bancário do dia anterior ao início do uso;
Dados dos cartões de crédito da agência, se houver;
Fechamento e vencimento das faturas dos cartões;
Lista dos principais fornecedores utilizados;
Dados de acesso ou integração dos fornecedores;
Calendários de faturamento dos fornecedores;
Dúvidas ou objetivos que deseja alinhar com o consultor.
Resumo final
Para aproveitar melhor a reunião de implantação, separe com antecedência os dados dos usuários, contas bancárias, cartões de crédito, fornecedores, integrações e regras de faturamento.
Essas informações ajudam o consultor a configurar o Monde de forma mais alinhada à rotina da agência e tornam o início da implantação mais organizado.