No sistema é possível anexar arquivos como cópia do RG, CPF, um contrato referente à uma venda, entre outros arquivos importantes para a agência. 

O recurso de anexos está disponível nos cadastros:

Sendo um excelente recurso para otimizar o gerenciamento do volume de papéis que circula na sua agência.

O tamanho limite por arquivo é de 3MB, sem limite de quantidade de arquivos por cadastro.

Como adicionar um anexo

Há várias maneiras de fazer, basta escolher o que é mais fácil pra você entre as opções abaixo:

  1. Seleção: na aba Anexos, clique em Anexar; Localize no computador o arquivo que você deseja, selecione-o e confirme;
  2. Copiar: Clique no arquivo com o botão direito do mouse e clique em copiar; em seguida dentro da aba Anexos clique novamente com botão direito e em colar;
  3. Captura: Utilize a Ferramenta de Captura do seu computador para capturar a tela que precisa, copie e cole em Anexos, ou salve e utilize a seleção;
  4. Arrastar: Arraste os arquivos com o mouse para dentro da aba Anexos.

Veja o exemplo abaixo:

Dicas:

  • Ao selecionar o arquivo, pressionando a tecla Ctrl do teclado e clicando nos arquivos que deseja adicionar é possível selecionar vários arquivos para anexar de uma só vez;
  • Fixe o aplicativo de captura (print) na barra de tarefas do Windows para um acesso rápido. Basta pesquisar em seus programas como Ferramenta de Captura, e após abrir clicar com botão direito; em seguida clique em Fixar na barra de tarefas:

Como anexar arquivos grandes no sistema

Caso o seu arquivo seja maior que o tamanho limite, o Monde exibirá a mensagem:

Para conseguir anexar, você pode compactar para um tamanho menor utilizando ferramentas de edição. Veja alguns exemplos abaixo:

  • We Compress: Esse site compacta arquivos em formato PDF, PowerPoint, Word, Excel, JPEG, PNG e TIFF. Para usar, basta clicar no sinal de ( + ), escolher seu arquivo no computador e quando ele terminar, clicar em Transferir. Será feito o download e você poderá anexar no sistema;
  • Small PDF: Este é um editor de arquivos PDF. Além de diminuir o tamanho, ele também permite editar o arquivo como escrever, adicionar imagens, converter para outros formatos, etc. Para alterar o tamanho clique em Comprimir PDF, clique em Escolher arquivos para selecionar do computador e aguarde o carregamento. Em seguida, escolha o tipo básico e faça o download;
  • Os sites são gratuitos, porém algumas ferramentas podem ser pagas ou ter limites de uso diário, por isso fique atento antes de utilizar;
  • É importante lembrar, que alguns arquivos podem perder um pouco de sua qualidade ou resolução ao compactar;
  • Ambos os sites que indicamos funcionarão para Windows, MacOS, e outros sistemas operacionais, pois são online;
  • Se preferir, existem diversos outros sites e programas semelhantes disponíveis na internet que oferecem a mesma função. Basta pesquisar como "compactar arquivos" ou "comprimir arquivos". Um dos mais utilizados é o WinRAR.

Excluir um anexo

Para excluir um documento anexo no cadastro de pessoas, vendas ou contas a pagar e a receber realize o seguinte procedimento:

  • Na aba Anexos do cadastro, selecione o arquivo anexo que deseja excluir;
  • Clique em Excluir e confirme.

Dessa forma o Monde vai marcar o anexo como Excluído, que pode ser restaurado se necessário.

Caso você queira excluir definitivamente um anexo:

  • Marque a caixa Mostrar Excluídos;
  • Selecione o anexo excluído;
  • Clique no botão Excluir Definitivamente e Confirme.

Importante:

Caso ao tentar excluir um anexo, o sistema informe que não há permissão, o(a) administrador(a) do sistema deve fazer a liberação. Veja o passo a passo no artigo Configurar permissões de acesso.

Restaurar um anexo

Caso você precise restaurar um anexo que foi removido:

  • Marque a caixa Mostrar Excluídos;
  • Selecione o anexo desejado;
  • Clique no botão Restaurar e Confirme.

Enviar anexo por e-mail

Você pode enviar os anexos através do e-mail configurado no seu Monde, para isso:

  • Selecione um ou mais anexos;
  • Clique na opção Enviar por E-mail
  • Informe os campos necessários (Assunto, Destinatário) e clique em Enviar;

Se você ainda não faz o envio dos e-mails pelo seu Monde, verifique nosso artigo de Configuração de E-mail.

O que anexar em cada módulo

  • No cadastro de pessoas você poderá anexar cópias do RG, CPF, passaporte, vistos e outros documentos que julgar importante;
  • No cadastro de vendas você poderá anexar reservas de pacote, bilhete aéreo, seguro viagem, vouchers; cópia de documentos que julgar importante; mail de confirmações de reserva em PDF, etc.
  • No cadastro de contas a pagar ou a receber você poderá anexar boletos pagos ou recebidos, recibos assinados, comprovantes de pagamentos, e demais documentos que julgar importante.
  • No cadastro de tarefas você poderá anexar todos os orçamentos enviados para o seu cliente.

Dica:

Quando você colocar o anexo dentro do sistema, é possível renomeá-lo, essa parte é muito importante para manter a clareza entre sua equipe, dessa forma não é necessário abrir cada anexo para saber sobre oque se refere.

Algumas dicas de nomes para colocar nos anexos:

Anexos em Tarefas

Orçamento

Anexos no Pessoas

Passaporte
Visto (país XYZ)
RG
CPF

Anexos na Venda

Confirmação da reserva
Voucher do Seguro
Voucher do Fornecedor XY
Contrato Monde
Contrato fornecedor YXZ
Solicitação de cancelamento feito pelo cliente

Exemplo:

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