Nesse artigo vamos falar sobre cadastrar tarefa, cadastrar categorias de tarefas, cores em tarefas e notificações e histórico.

O cadastro de tarefas do Monde pode ser utilizado para controle das tarefas diárias e administração da agência. Porém  podem ser utilizadas também como uma Ferramenta de CRM (Atendimento ao cliente), auxiliando para um melhor atendimento, onde ele terá uma melhor experiência com a sua agência.

Cadastrar tarefa

Para criar uma nova tarefa:

  • Acesse o atalho Tarefas ou menu Cadastros > Tarefas;
  • Clique no botão Novo;

Também é possível criar uma nova tarefa através do cadastro da pessoa que ficará vinculada a ela:

  • Acesse o atalho Pessoas ou menu Cadastros > Pessoas;
  • Através dos filtros, localize a pessoa;
  • Clique com o botão direito sobre ela e depois em Nova Tarefa;

Preencha com as informações necessárias, onde:

  • Título: Deve conter o que deve ser feito na tarefa. Exemplo: "Bruna - Enviar Voucher"
  • Categoria: Toda tarefa é vinculada a uma categoria. Você pode criar categorias para separar um assunto do outro, e ter um controle melhor das tarefas. Ex: Venda - Orçamento.
  • Responsável: É o funcionário que será responsável pelo andamento dessa tarefa. Ser for você mesmo mantenha o seu nome, se for outra pessoa, selecione.
  • Pessoa: Nesse campo você pode vincular a tarefa a uma Pessoa física ou Jurídica cadastrada no sistema. As tarefas relacionadas a essa pessoa, aparecerão no cadastro dela na aba Tarefas.
  • Empresa: Você pode vincular a tarefa a uma empresa do sistema, fazendo com que somente quem tem acesso a empresa selecionada possa ver a tarefa, ou deixar em branco para que todos possam ver a tarefa;
  • Vencimento: Data e o horário do prazo para realizar essa tarefa;
  • Campo em Branco: Texto livre, onde deve conter informações detalhadas da negociação com o cliente. Cópia de trocas de e-mails com cliente ou fornecedor, cotações, etc;
  • Clique em OK para gravar.
  • Quando concluir a tarefa, marque o campo Concluída.

Observação

A aba de Contatos é preenchida automaticamente, com os dados informados no cadastro do cliente selecionado como Pessoa na tarefa.

Anexos

Utilizado para anexar orçamentos e outros documentos relacionados ao atendimento do cliente.

  • Localize e abra a tarefa com um duplo clique;
  • Acesse o menu Anexos e clique em Anexar
  • Localize o documento salvo em seu computador;
  • Dê um duplo clique sobre ele e confirme.

Para mais informações sobre os anexos, clique aqui.

Cadastrar categorias de tarefas

Para criar uma nova categoria:

  • Acesse o atalho Tarefas ou menu Cadastros> Tarefas;
  • Clique no botão Novo;
  • Ao lado de Categoria clique em Opções (Reticências);
  • Selecione Novo;
  • Descrição: Digite o nome para a categoria e clique em OK.

Cores em tarefas

As tarefas podem ter quatro cores, que facilitam identificar sua situação, onde:

  • Vermelho: Significa que a tarefa está vencida, ou seja, passou do dia e/ou horário do prazo estipulado para ser feita.
  • Azul: A tarefa irá vencer no dia atual, porém está no prazo para ser feita, pois ainda não passou do horário.
  • Preto: Indica que a tarefa possui uma data de vencimento futura, e ainda está no prazo para ser feita.
  • Cinza: A tarefa está concluída.

Notificações e Histórico

O sistema realiza o envio automático de notificações por e-mail para o responsável pela tarefa, quando:

  • Uma tarefa for designada para um usuário do sistema;
  • Uma tarefa designada para um usuário for editada;
  • Houver tarefas vencidas designadas para o usuário.
  • O envio das notificações é realizado pelo servidor da Monde, não sendo necessária a configuração de envio de e-mail no sistema.
  • O endereço de e-mail utilizado para o envio das notificações é o que está inserido no campo E-mail do cadastro de pessoas do usuário do sistema.
  • O sistema grava na tarefa o histórico de todas as modificações feitas nela, como data de vencimento, horário, textos inseridos, títulos modificados, inclusão ou exclusão do campo de pessoa, mudança de responsável, etc.

Dica

Para manter somente as atualizações mais importantes no histórico da tarefa, você pode ocultar os detalhes clicando no botão Ocultar Detalhes:

Somente os comentários feitos por usuários do sistema não são considerados detalhes.

É possível desabilitar o envio do e-mail diário com o relatório de tarefas vencidas, nas configurações de Notificações. Para desabilitar:

  • Acesse o menu Ferramenta > Configurações;
  • Na aba Notificações, desmarque a opção Receber e-mail diário de tarefas vencidas.

Dicas

  • Oriente a sua equipe a registrar na tarefa, tudo que iria anotar no caderno;
  • Todo e qualquer atendimento deve ser registrado em uma nova tarefa, lembrando sempre de vincular o cliente a ela;
  • Faça um levantamento de todos os passageiros que você tem a embarcar e crie tarefas para cada um. Assim você pode conferir a entrega do voucher e depois fazer o acompanhamento do feedback;
  • Defina as categorias que você quer ter nas tarefas, pensando em filtros que poderá fazer depois para pesquisar e avaliar seus históricos;
  • Oriente sua equipe a registrar o máximo de informações no histórico, tudo que conversou, tudo que passou de orçamento e o que precisa ser feito a seguir, assim qualquer pessoa pode entender e dar continuidade no atendimento, se necessário;
  • Oriente sua equipe a somente concluir uma tarefa quando o cliente realmente não for mais comprar ou quando ele comprou, já voltou de viagem e o vendedor já fez o feedback;
  • As tarefas podem ser usadas para passar recados entre os usuários. A pessoa recebe um e-mail informando que tem uma tarefa nova e a tarefa fica em negrito na sua listagem para chamar atenção;
  • Cadastre novas tarefas vinculando o cliente de forma rápida utilizando a aba tarefas do cadastro de pessoas.
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