Cadastrar uma conta a pagar ou a receber
O cadastro de contas é fundamental para o controle financeiro além de trazer um cenário claro dos compromissos financeiros da agência.
Para realizar o cadastro de uma conta no sistema:
Acesse o menu Financeiro > Contas a Pagar/Receber;
Clique no botão Novo;
Selecione se é uma Conta a Pagar ou Conta a Receber;
Orientações sobre preenchimento dos campos:
Número: É único, não se repete, sendo sequencial gerado pelo sistema.
Empresa: Exibido se houver mais de uma empresa no sistema, vem selecionado como padrão a empresa que o usuário está logado e se necessário selecione a empresa correta;
Emissão: É a data que foi emitido esse lançamento ou a data de sua competência;
Pessoa: Para quem você está pagando ou esta recebendo esta conta;
Descrição: Texto simples, ao que se refere, pode incluir também o período ou mês de competência;
Documento: É o número do documento ou da nota fiscal;
Conta (previsão): Conta que pode ser adicionada para informar onde esse lançamento pretende ser liquidado. Preenchendo esse campo, é possível fazer um balanço do saldo das contas bancárias, antes mesmo dos lançamentos serem liquidados, utilizando o relatório Fluxo de Caixa Previsto.
Vencimento: É a data de vencimento desta conta;
Valor Original: Valor a ser pago / recebido sem juros e sem desconto;
Valor Final: Valor pago / recebido. Esse campo é calculado automaticamente com base nas categorias adicionadas. Se for pago ou recebido com juros e desconto, adicione categorias para discriminar a diferença de valor.
Observação: Texto livre;
Categoria: Selecionar a categoria de despesa ou receita da conta, o sistema já disponibiliza um plano de contas padrão, para maiores informações acesse Categorias;
Repetir: Libera as opções Recorrente para contas fixas como IPTU, condomínio, água, etc; e Parcelado, para receitas ou despesas parceladas. Veja mais detalhes sobre clicando aqui.
Dica:
É possível configurar uma conta padrão para preencher automaticamente o campo Conta Previsão. Saiba mais acessando nosso artigo de Configurações.
Liquidar uma conta a pagar ou a receber - total ou parcial
Após realizar o cadastro de uma conta a pagar ou a receber no sistema, ao realizar o seu pagamento ou recebimento devemos realizar a sua liquidação através do seguinte procedimento:
Acesse o menu Financeiro > Contas a Pagar/Receber;
Através dos filtros de pesquisa localize e acesse com duplo clique a conta a pagar/receber;
No campo Liquidação insira a data da liquidação;
Em Movimentações selecione uma conta para adicionar a movimentação;
Preencha os campos de acordo com a forma de pagamento e confirme. Note que dependendo da conta algumas formas de pagamento não vão estar disponíveis;
Caso tenha recebido com mais de uma forma de pagamento, repita o processo e adicione mais movimentações.
Veja abaixo um exemplo de liquidação:
Atenção:
Se a soma dos valores das movimentações informadas for diferente do Valor Final da conta, o sistema irá entender que é uma liquidação parcial.
Para a liquidação parcial de uma conta a pagar ou a receber serão exibidas as opções:
Este saldo é um acréscimo/desconto. Desejo adicionar o valor a seguinte categoria;
Este é um pagamento parcial. Desejo gerar uma nova conta a pagar com o saldo;
Selecione a opção desejada e confirme.
Veja abaixo um exemplo de liquidação parcial:
Para a liquidação parcial de uma fatura de cartão de crédito, será exibida a mensagem: O saldo pendente será lançado na próxima fatura e confirme.
Para a liquidação parcial de uma fatura fornecedor, será exibida a mensagem: Liquidação parcial de Fatura. O Saldo ficará em aberto para ser faturado novamente e confirme.
Liquidar simultaneamente mais de uma conta a pagar ou a receber
Para liquidar simultaneamente mais de uma conta a pagar ou a receber:
Acesse o menu Financeiro > Contas a pagar/Receber;
Através da utilização dos filtros de pesquisa localize as contas;
Selecione as contas e clique com o botão direito do mouse sobre elas e selecione a opção Liquidar;
Em Liquidar Lançamentos preencha os campos e confirme.
Liquidar uma conta a pagar ou receber com valor 0
Em algumas situações, devido a um desconto ou um acordo com um cliente ou fornecedor a agência não irá pagar ou receber uma conta ou fatura. Nesses casos é possível liquidar a conta com valor 0, desde que alguns critérios sejam atendidos.
Para liquidar uma conta a pagar/receber com valor 0 é necessário:
Adicionar uma categoria contrária a categoria da conta, para que a soma das categorias seja 0;
Adicionar uma movimentação com valor 0, para esse movimento apareça no extrato de conta;
Siga esses passos para liquidar com valor 0:
Adicione uma categoria de receita/despesa contrária a categoria da conta, com o mesmo valor, para zerar o valor das categorias:
Informe a data no campo Liquidação;
Selecione uma conta em Movimentações e adicione uma movimentação com valor R$ 0,00;
Clique em OK para gravar.