É possível fazer o envio de e-mails através do sistema. Tendo a opção de todos os usuários do sistema utilizarem o mesmo endereço de e-mail ou cada o seu para realizar os envios.
Para isso é utilizada uma conta de e-mail já existente, onde é necessário obter as informações para a configuração com o seu provedor de e-mail.
Essa configuração é feita no menu Ferramentas > Configurações, onde temos:
E-mail (Geral)
Essa aba é utilizada quando todos os usuários do sistema utilizam o mesmo endereço de e-mail. A configuração deve ser feita pelo administrador do sistema, seguindo os passos abaixo.
Acesse o menu Ferramentas > Configurações e na aba E-mail (Geral) preencha:
Servidor SMTP: Essa informação deve ser adquirida junto com seu provedor de e-mails, pois é específica de sua empresa;
Requer Autenticação: Deixe esta opção selecionada caso seja necessário autenticar com seu provedor utilizando usuário e senha para enviar os e-mails. Quase sempre esta opção deverá ficar selecionada;
Porta: A porta padrão para envio de e-mails no Brasil é a 587;
Requer conexão segura (SSL): Deixe esta opção selecionada caso seu servidor tenha necessidade de conexão segura. Servidores como o Gmail por exemplo exigem conexão segura, mas na maioria dos casos não é necessário;
Nome para envio: Nesse campo você define como aparecerá o seu nome ao enviar um e-mail;
Endereço de envio: É esse endereço que aparecerá para os destinatários ao enviar um e-mail, mesmo que a configuração seja geral de um usuário e senha;
Usuário: Informe o usuário (do e-mail) único para configuração do e-mail;
Senha: Informe a senha (do e-mail) única para configuração do e-mail;
E confirme para salvar a configuração.
Essa configuração só será válida para os usuários que não tiverem nenhuma informação cadastrada na aba E-mail;
A configuração dessa aba é utilizada quando cada usuário do sistema possui um endereço para envio de e-mail individual. A configuração deve ser feita por cada usuário, seguindo os passos abaixo.
Acesse o sistema com o usuário que deseja configurar o envio de e-mail;
No menu Ferramentas > Configurações, acesse a aba E-mail e preencha:
Nome para envio: nesse campo você define como aparecerá o seu nome ao enviar um e-mail.
Endereço de envio: é esse endereço que aparecerá para os destinatários ao enviar um e-mail.
Usuário: usuário (do e-mail) único para configuração do e-mail.
Senha: senha (do e-mail) única para configuração do e-mail.
Assinatura: Informe o texto da assinatura de e-mail do usuário.
Caso a aba E-mail (Geral) não esteja configurada, ou as configurações sejam diferentes da configuração de E-mail (Geral) em Servidor será necessário preencher as seguintes informações:
Servidor SMTP: Essa informação deve ser adquirida junto com seu provedor de e-mails, pois é específica de sua empresa;
Requer Autenticação: deixe esta opção selecionada caso seja necessário autenticar com seu provedor utilizando usuário e senha para enviar os e-mails. Quase sempre esta opção deverá ficar selecionada;
Porta: a porta padrão para envio de e-mails no Brasil é a 587;
Requer conexão segura (SSL): deixe esta opção selecionada caso seu servidor tenha necessidade de conexão segura. Servidores como o Gmail por exemplo exigem conexão segura, mas na maioria dos casos não é necessário;
E confirme para salvar a configuração.
Você pode testar o envio de e-mails utilizando as ferramentas desse artigo.