Cadastrar uma conta a pagar ou a receber

O cadastro de contas é fundamental para o controle financeiro além de trazer um cenário claro dos compromissos financeiros da agência.

Para realizar o cadastro de uma conta no sistema:

  • Acesse o menu Financeiro > Contas a Pagar/Receber;
  • Clique no botão Novo;
  • Selecione se é uma Conta a Pagar ou Conta a Receber;

Orientações sobre preenchimento dos campos:

  • Número: É único, não se repete, sendo sequencial gerado pelo sistema.
  • Empresa: Exibido se houver mais de uma empresa no sistema, vem selecionado como padrão a empresa que o usuário está logado e se necessário selecione a empresa correta;
  • Emissão: É a data que foi emitido esse lançamento ou a data de sua competência;
  • Pessoa: Para quem você está pagando ou esta recebendo esta conta;
  • Descrição: Texto simples, ao que se refere, pode incluir também o período ou mês de competência;
  • Documento: É o número do documento ou da nota fiscal;
  • Vencimento: É a data de vencimento desta conta;
  • Valor Original: Valor a ser pago / recebido sem juros e sem desconto;
  • Valor Final: Valor pago / recebido. Se for pago ou recebido com juros e desconto deve ser alterado;
  • Observação: Texto livre;
  • Categoria: Selecionar a categoria de despesa ou receita da conta, o sistema já disponibiliza um plano de contas padrão, para maiores informações acesse Categorias;
  • Parcelas: Se o cadastro da conta for em parcelas por exemplo IPTU ou condomínio, Clique em Opções (seta para baixo) localizado ao lado direito de OK, para maiores informações acesse Parcelas.

Liquidar uma conta a pagar ou a receber - total ou parcial

Após realizar o cadastro de uma conta a pagar ou a receber no sistema, ao realizar o seu pagamento ou recebimento devemos realizar a sua liquidação através do seguinte procedimento:

  • Acesse o menu Financeiro > Contas a Pagar/Receber;
  • Através dos filtros de pesquisa localize e acesse com duplo clique a conta a pagar/receber;
  • No campo Liquidação insira a data da liquidação;
  • Em Movimentações selecione uma conta para adicionar a movimentação;
  • Preencha os campos de acordo com a forma de pagamento e confirme. Note que dependendo da conta algumas formas de pagamento não vão estar disponíveis;
  • Caso tenha recebido com mais de uma forma de pagamento, repita o processo e adicione mais movimentações.

Atenção: Se a soma dos valores das movimentações informadas for diferente do Valor Final da conta, o sistema irá entender que é uma liquidação parcial e para a liquidação parcial de uma conta a pagar ou a receber serão exibidas as opções:

  • Este saldo é um acréscimo/desconto. Desejo adicionar o valor a seguinte categoria;
  • Este é um pagamento parcial. Desejo gerar uma nova conta a pagar com o saldo;

Selecione a opção desejada e confirme.

Para a liquidação parcial de uma fatura de cartão de crédito, será exibida a mensagem: O saldo pendente restante será lançado na próxima fatura e confirme.

Para a liquidação parcial de uma fatura fornecedor, será exibida a mensagem: Pagamento parcial de fatura. O Saldo ficará em aberto para ser faturado novamente e confirme.

No vídeo abaixo é exibido o procedimento para liquidar uma conta a pagar com acréscimo:

Liquidar uma conta a pagar ou receber com valor 0

Em algumas situações, devido a um desconto ou um acordo com um cliente ou fornecedor a agência não irá pagar ou receber uma conta ou fatura. Nesses casos é possível liquidar a conta com valor 0, desde que alguns critérios sejam atendidos.

Para liquidar uma conta a pagar/receber com valor 0 é necessário:

  • Adicionar uma categoria contrária a categoria da conta, para que a soma das categorias seja 0;
  • Adicionar uma movimentação com valor 0, para esse movimento apareça no extrato de conta;

Siga esses passos para liquidar com valor 0:

  • Altere o valor final da conta para R$ 0,00;
  • Adicione uma categoria de receita/despesa contrária a categoria da conta para zerar o valor das categorias:
  • Informe a data no campo Liquidação;
  • Selecione uma conta em Movimentações e adicione uma movimentação com valor R$ 0,00;
  • Clique em OK para gravar.

Liquidar simultaneamente mais de uma conta a pagar ou a receber

Para liquidar simultaneamente mais de uma conta a pagar ou a receber:

  • Acesse o menu Financeiro > Contas a pagar/Receber;
  • Através da utilização dos filtros de pesquisa localize as contas;
  • Selecione as contas e clique com o botão direito do mouse sobre elas e selecione a opção Liquidar;
  • Em Liquidar Lançamentos preencha os campos e confirme.
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