Neste artigo falamos sobre fechamento de extrato de conta e reabertura de extrato de conta

Fechamento de extrato de conta

O fechamento de extrato de conta é muito importante pois oferece segurança para as informações financeiras do sistema conferidas até a data do último fechamento, pois após o fechamento:

  • Nenhuma movimentação anterior a data do fechamento poderá ser alterada ou excluída;
  • Nenhuma conta a pagar ou receber poderá ser liquidada na conta com o extrato já fechado anterior a esta data;

Importante

  • O procedimento de fechamento de extrato deverá ser realizado diariamente.
  • O extrato deverá sempre ser fechado somente quando o valor do saldo do dia contido no sistema for idêntico ao valor do saldo da conta. Mesmo que diferença seja de apenas centavos o extrato deverá ser corrigido para depois ser fechado.
  • A permissão de acesso para fechamento de extrato de conta somente deverá ser autorizada para a pessoa que ficará responsável por conferir as informações financeiras contidas no sistema, pois o ato de fechar os extratos é uma auditoria sobre os dados financeiros do sistema.
  • É fundamental que todas as contas a pagar e a receber da agência sejam cadastradas e liquidadas no sistema, inclusive as despesas diárias pagas com dinheiro da conta caixa.

No sistema é possível realizar o fechamento de extrato para a conta banco e a conta caixa.

Para realizar o fechamento de extrato de conta realize o seguinte procedimento:

  • Para a Conta Banco (com o extrato bancário do dia do fechamento de extrato em mãos)
  • Para a Conta Caixa (com o valor do saldo e recibos da conta caixa do dia do fechamento do extrato em mãos)
  • Acesse o menu Financeiro > Extrato de conta;
  • Através da utilização dos filtros de pesquisa selecione a conta e o dia para exibição;
  • Realize a conciliação do extrato de conta, comparando os valores das movimentações do extrato bancário do dia com as movimentações da conta no sistema;
  • Após concluir a conciliação do extrato, marque a coluna Fechado na data do fechamento de extrato e confirme.

Dica: É possível mover alterar a data da movimentação para o próximo dia ou dia anterior clicando com o botão direito sobre o registro:

Na ocorrência de diferença nas movimentações:

Antes de iniciar qualquer correção lembre-se que este processo de conciliação das informações e fechamento do extrato é um ato de auditoria das informações financeiras contidas no sistema. Portanto tenha a certeza de que a correção é realmente necessária. Aproveite para identificar a causa das divergências e corrigir os processos internos em sua empresa.

Se durante a conciliação o valor ou a data de uma conta não estiver correto:

  • Acesse com duplo clique a conta e realize as modificações necessárias e confirme;
  • Verifique no Extrato de conta se a conta é exibida corretamente e continue a conciliação.

Se durante a conciliação uma conta não for encontrada, utilize os filtros de pesquisa em Contas a Pagar/Receber e/ou Movimentações para encontrar a conta e verificar se:

  • Está liquidada em outra data;
  • Não foi liquidada no sistema;
  • Foi liquidada em outra conta;
  • Não foi cadastrada;
  • Foi cadastrada com valores, datas ou outras informações incorretas.

Realize as correções ou o cadastro da conta se necessário.

Após realizar as correções é necessário atualizar a visualização do extrato de conta clicando novamente em Pesquisar.

Ao realizar o fechamento de extrato de conta os valores da conta no Resumo geral são atualizados.

No vídeo abaixo é exibido o fechamento de extrato de conta:

Reabertura de extrato de conta

O processo de reabertura de extrato de conta existe no sistema para ser utilizado em casos de erros na conferência ou de fechamento indevido do extrato, pois o fechamento de extrato de conta só deveria ter sido feito após a conferência de todos os itens e o saldo.

Importante

  • Somente o proprietário da empresa deverá ter permissão de acesso para reabrir o caixa.
  • Ao reabrir o extrato será necessário conferir novamente todos os dias posteriores antes de realizar o fechamento.

Para realizar a reabertura de extrato realize o seguinte procedimento:

  • Através da utilização dos filtros de pesquisa selecione a conta e o período para exibição;
  • Na data que deseja reabrir o extrato de conta, desmarque o item na coluna Fechado e confirme.

No vídeo abaixo é exibida a reabertura de extrato de conta:

**Função não disponível em todos os planos, clique aqui para saber mais.

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