Cadastrar venda

O cadastro de vendas no sistema é muito importante pois a partir do seu cadastro é gerada a conta a receber do cliente, o saldo dos fornecedores e os dados para os relatórios de vendas, sendo iniciado pelo vendedor no cadastro da venda e finalizado pelo financeiro no fechamento da venda.

Seguem procedimentos a serem realizados pelo vendedor no cadastro da venda:

1º Passo - Abrir uma nova venda, adicionar o pagante e o produto da venda 

  • Acesse o menu Vendas e clique em Novo;
  • Em venda na aba Detalhes no campo Pagante: Informe o pagante da venda, se não houver o cadastro clique em Reticências (...) e realize o cadastro da pessoa;
  • No campo Produto, selecione o produto para cadastro na venda (sendo possível importar os dados do produto na venda) onde será exibida a tela para cadastro dos dados do produto.

Dica

2º Passo - Inserir os dados do fornecedor, datas e destino do produto da venda 

Na tela para cadastro dos dados do produto, na aba Detalhes dependendo do produto pode possuir os seguintes campos:

  • Fornecedor: Informe o fornecedor do produto, sendo que para alguns produtos este campo recebe o seguintes nomes:
  • Em Passagem aérea é Companhia Aérea;
  • Em Diárias de Hospedagem é Hotel;
  • Representante: Se houver, informe a pessoa que é o representante do fornecedor do produto;
  • Documento: Caso exista um número de reserva/emissão, informe nesse campo, sendo que para alguns produtos este campo recebe os seguintes nomes:
    - Em Aluguel de carro é Loc/Reserva;
    - Em Cruzeiro é Booking;
    - Em Diárias de hospedagem é Reserva;
    - Em Passagem aérea é Localizador.
  • Inicio e Fim: Preencher com a data de inicio e fim da utilização do produto, sendo que para alguns produtos estes campos recebem os seguintes nomes:
    - Em Aluguel de carro é Retirada e Devolução;
    - Em Cruzeiro é Embarque e Retorno;
    - Em Diárias de Hospedagem é Check-in e Check-out;
  • Destino: Para o produto Passagem aérea, selecione se o destino é nacional ou internacional;
  • Serviços inclusos: Inserir os serviços inclusos no produto, sendo que para um produto este campo recebe o seguinte nome:
    - Aluguel de carro é Extras inclusos;
  • Trecho: Para o produto Passagem aérea, clique em Trecho para informar os trechos da viagem;

3º Passo - Inserir os valores do produto para o passageiro 

Para adicionar os passageiros no produto:

  • Em Adicionar Passageiro: Informe os passageiros do produto, se não houver o cadastro clique em Reticências (...) e realize o cadastro da pessoa;
  • Quando for o pagante da venda clique em + Pagante para adicionar como passageiro;
  • Após selecionar o passageiro será exibida a tela Passageiro para o cadastro dos valores do produto do passageiro.

Na tela para cadastro dos valores do produto do passageiro, em Passageiro dependendo do produto pode possuir os seguintes campos:

Nome Emissão: Se existir informe o nome de emissão;

Moeda Origem: Informe a moeda que foi recebido o produto;

Câmbio: Informe o valor da moeda;

Valor Produto: Informe o valor do produto (tarifa sem taxas) para o fornecedor/representante;

Taxas: Informe o valor das taxas para o fornecedor/representante;

Outras Taxas: Informe o valor de outras taxas para o fornecedor/representante;

Taxa RAV: Se existir, informe o valor da Taxa RAV (remuneração do agente de viagens);

Taxa DU: Se existir, informe o valor da Taxa DU (repasse a terceiros);

Taxa de serviço oculta: Se existir, informe o valor da taxa de serviço;

Gorjeta: Se existir, informe o valor da gorjeta;

Documento(Bilhete): Se existir, informe o número do documento do passageiro;

Centro de Custo Passageiro: Se existir, informe o código do centro de custo do passageiro;

Assento: Se existir, informe o número do assento do passageiro.

  • Após concluir o cadastro dos valores do produto confirme.

4º Passo - Inserir os valores de comissões e descontos do produto

Após confirmar o cadastro dos valores do produto do passageiro, dê continuidade ao cadastro do produto da venda, na aba Detalhes do produto:

  • Em Comissão nos campos % ou Valor Informe o valor da comissão recebida do Fornecedor e paga para o Intermediário sobre o Valor Produto;
  • Em Over nos campos % e Sobre ou Valor informe o valor de over recebido do Fornecedor e pago para o Intermediário sobre o Valor Produto;A inserção de valores de comissão a pagar para o Intermediário é utilizada somente para compor os valores dos campos nos relatórios do sistema.Para gerar a conta a pagar para o intermediário é necessário realizar o cadastro da comissão manual ou utilizar o plano de comissão.
  • Em Documentos no campo Número NF, adicione o número da nota fiscal emitida do produto e no campo Recibo Operadora adicione o número do recibo da operadora;
  • Em Câmbio no campo Moeda na primeira coluna, selecionar a moeda que foi recebido o produto e no campo Valor informar o valor do câmbio;
  • Em Operadora no campo Abatimentos informe o valor do desconto do fornecedor no produto, nos campos Taxa CC RAV e Taxa CC DU informe a taxa de cartão de crédito do fornecedor; 
  • Em Agência no campo Tx Serv. Destacada informe a taxa de serviço (fee) da agência, no campo Desconto informe o valor do desconto da agência.
  • Valor Total: mostra o valor total da venda, com taxas.
  • Após concluir o cadastro do produto da venda confirme.

 Dica

Na tela para cadastro dos dados do produto é possível minimizar a visualização dos grupos de Comissão e Over e para isso basta clicar em Configuração e marcar a opção:

  • Minimizar os grupos Comissão e Over ao abrir a edição do produto.

Depois de realizar o cadastro do produto na venda é possível Adicionar sinal para o fornecedor e representante e para isso:

Na aba Detalhes da venda, clique com o botão direito do mouse sobre o produto cadastrado e selecione a opção de sinal desejada, preencha os campos e confirme, onde o valor do sinal será enviado como um saldo em Gerar fatura fornecedor.

5° Passo - Inserir as formas de pagamento da venda

Em Venda na aba Detalhes em Forma de pagamento selecione as formas de recebimento do valor da venda do cliente, onde:

  • Após inserir as formas de pagamento do cliente na venda, o cadastro da venda realizado pelo vendedor está concluído e clique em confirmar onde a etapa de cadastro da venda realizada pelo vendedor será concluída.
  • Sendo que a próxima etapa fechar a venda para concluir o cadastro da venda no sistema deve ser realizada pelo financeiro da agência.

Dinheiro: Valor recebido em dinheiro;

Cheque: Recebimento em cheque. Podem ser parcelados;

Cartão de Crédito Fornecedor: Produto pago no cartão de crédito e os dados do cartão do cliente são passados na máquina do fornecedor;

Depósito em Conta: Quando o pagante depositou na conta da sua empresa;

Faturar: Quando for emitir uma fatura para o cliente. Esses valores deverão ser faturados em gerar fatura cliente;

Cartão de Débito: Valor que foi passado no cartão de débito do cliente e recebido na conta bancária de sua agência;

Boleto Agência: Quando os boletos são emitidos pela sua agência;

Documento de Crédito Agência: Informar o valor que foi fornecido como crédito pela sua Empresa;

Boleto Fornecedor: Quando os boletos forem emitidos pelo fornecedor;

Cartão de Crédito Próprio: Produto pago no cartão de crédito e os dados do cartão do cliente são passados na máquina da sua agência;

Direto no Fornecedor: Inserir esta forma de pagamento quando o pagante vai fazer o pagamento direto no fornecedor;

Cortesia: Preencher o valor dado como cortesia;

Débito em conta: Valor pago com o cartão de débito do pagante para o fornecedor;

Documento de Crédito Fornecedor: Informar o valor que foi fornecido como crédito pelo Fornecedor;

Retido no Intermediário: Forma de pagamento utilizada para lojas CVC, pois vendem para outras agências e as comissões referente a essas agências (chamadas de Intermediários) ficam retidas por eles;

Não Recebido (Débitos/Erros): Utilize quando houver um erro no processo, como por exemplo, uma taxa que não foi cobrada ao cliente mais que deverá ser paga ao fornecedor. A agência não irá receber do cliente e este valor não pode ser alimentado no campo desconto, pois influência na receita da venda.

Dica

  • Para adicionar ou remover a visualização de uma forma de pagamento acesse o menu Ferramentas > Configurações > Aba Vendas e selecione as formas de pagamento ativas;
  •  Por padrão o sistema seleciona a opção Validar cadastro do pagante, para remover esta opção execute o procedimento para remover a validação do cadastro do pagante.

Imprimir

Ao clicar em Imprimir são exibidas algumas das opções de impressões da venda.

Aba detalhes

Na aba Detalhes do cadastro da venda existem os seguintes campos:

  • Número: Ao concluir o cadastro de uma venda, o sistema gera automaticamente um número de venda sequencial. Esse número não se repete e você pode utilizá-lo para pesquisas e organização.
  • Empresa: São definidos de acordo com o login atual, ou seja, se você estiver logado na Empresa X, a venda será da Empresa X. Porém, caso você tenha a permissão de acesso e mais de uma empresa no sistema, poderá alterar esse campo.
  • Vendedor: São definidos de acordo com o login atual, ou seja, se você estiver logado com sua senha no sistema, a venda será sua. Porém, caso você tenha a permissão de acesso e mais de um vendedor na empresa, poderá alterar esse campo.
  • Data Venda: A data aparece no momento do preenchimento da venda e será sempre a data atual (de hoje), porém ela pode ser alterada pelo vendedor, dependendo das permissões de acesso que o administrador definiu em Grupos de Usuário.
  • Período: Mostra o período da viagem. Por exemplo: se você cadastrou uma venda com embarque no dia 05/09 e retorno no dia 15/09; no campo Período mostrará as datas de início e fim da viagem.
  • Situação: São duas situações de vendas (Aberta e Fechada). Ela estará aberta no momento do cadastro da venda e fechada após o fechamento financeiro.
  • Pagante: É a pessoa Física ou Jurídica, que está pagando pela venda. No botão ao lado do campo pagante, nas reticências, você tem a opção de pesquisa e pode cadastrar uma nova Pessoa Física ou Jurídica no Sistema.
  • Intermediário: Preencher somente quando houver um promotor ou uma agência envolvido nesta venda. No campo Intermediário, nas reticências, você tem a opção de pesquisa e pode cadastrar uma nova Pessoa Física ou Jurídica no sistema. Este intermediário poderá ser comissionado, recebendo um percentual desta venda.
  • Aprovador: É a pessoa que aprova a venda. Por exemplo: você vendeu uma diária de hospedagem para seu cliente corporativo (uma empresa). Quem aprovou a compra dessa diária foi o gerente X. No caso, você deve selecionar o cadastro desse gerente no campo Aprovador.
  • Produto: Escolha o produto adquirido nessa venda. Assim que definido qual é o produto vendido o sistema abrirá a tela para cadastro das informações referente aquele produto. Você pode cadastrar mais que um produto na mesma venda.
  • Solicitante: É a pessoa que solicitou a venda. Por exemplo: você vendeu uma passagem aérea para o seu cliente corporativo (uma empresa). Quem solicitou a compra dessa passagem foi a secretária X. No caso, você deve selecionar o cadastro dessa secretária no campo Solicitante.
  • Forma Pagamento: Adicione a forma de pagamento efetuada pelo pagante.

Além destes campos na aba Detalhes ao clicar com o botão direito sobre o cadastro de um produto são exibidas as seguintes opções:

  • Adicionar Sinal ao Fornecedor: Utilize essa função para pagamento de um sinal ao fornecedor da venda. Ao clicar nessa opção o sistema irá gerar uma conta a pagar ao fornecedor;
  • Adicionar Sinal ao Representante: utilize essa função para pagamento de sinal ao representante da venda. Ao clicar nessa opção o sistema irá gerar uma conta a pagar ao representante;Caso você precise deletar esse sinal, primeiro exclua o lançamento financeiro que foi gerado. Após excluir o lançamento, o saldo pendente ficará na aba Financeiro da venda, basta selecionar e clicar no botão delete do seu teclado. O saldo pendente será excluído.
  • Cancelar Produto: Ao clicar nessa opção o sistema irá efetuar o cancelamento do produto para iniciar o processo de reembolso no sistema. Utilize apenas se o produto foi 100% cancelado;
  • Lançar Reembolso Fornecedor: Utilize essa função para recebimento ou pagamento de reembolso do fornecedor. Ao clicar nessa opção o sistema irá gerar um saldo pendente na venda na aba Financeiro para que você gere o lançamento financeiro direto da venda ou no menu Financeiro > Gerar Fatura Fornecedor.

Aba observações

Utilizada para escrever observações sobre a venda, onde o texto será exibido na impressão da Venda, Venda Detalhada e Recibo.

Aba financeiro

Usada para fechar a venda, verificar os saldos de fechamento com fornecedores, gerar a fatura fornecedor da venda, visualizar as contas a receber do cliente da venda, inclusive canceladas e gerar contas a pagar ou a receber vinculada a venda.

Aba comissões

Utilizada para adicionar ou estornar valores de comissão de um vendedor, intermediário ou qualquer outra pessoa. Ou seja, se houver algum erro de cálculo em determinada venda e for necessário estornar, faça isso na aba "Comissão" da venda. Se houver algum erro de cálculo e for necessário adicionar valores, faça isso na aba "Comissão" da venda.

Para realizar o cadastro da comissão:

Para realizar o pagamento da comissão para a pessoa é necessário realizar o procedimento de pagar comissão.

Aba anexos

Usada para anexar arquivos relacionados a venda.

Aba log

Utilizada para consulta de edições e exclusões efetuadas no cadastro da venda pelos usuários do sistema. Se precisar verificar quais modificações foram feitas em um determinado cadastro, verifiquei nesta aba.

**Clique aqui e veja a quantidade de vendas disponíveis em seu plano.

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