Quando sua agência não consegue mais elevar o faturamento, quando os preços são determinados pelo mercado e você não consegue vender com melhor margem, então é hora de calcular e determinar a sua meta de custo.

Se você quer ter um lucro maior em sua loja, não adianta apenas analisar os descontos que os vendedores estão aplicando, é necessário também reavaliar e reduzir os custos. É claro que uma empresa que oferece serviços, tem seus custos centralizados em folha de pagamento mas é sempre importante fazer esse exercício de redução para manter a empresa enxuta e eficiente. O Sebrae recomenda que a cada 6 meses, seja feito um novo levantamento para avaliar os custos e fornecedores da empresa.

1. Levantando os números

Mas antes de falarmos como elaborar e acompanhar essas metas, é importante que você tenha os números da sua empresa. Números das entradas e saídas sempre atualizados, afinal, não é possível saber se suas ações estão dando resultado se você não analisar os números atuais, aplicar a ação e voltar a analisar de forma comparativa.

Então, para analisar os seus custos hoje, você pode usar o relatório Demonstrativo por Categoria do Monde, que irá mostrar os seus gastos mensais separados por categoria. Veja aqui como.

2. Elaborando as metas

A partir dos números no papel, deve-se estipular uma meta de redução. A meta não pode ser algo que se atinga facilmente, a proposta dela é tirar a equipe da zona de conforto, mas deve ser algo realista de ser alcançado, algo como Tornar a empresa 15% mais lucrativa no próximo trimestre reduzindo custos. Para estabelecer a meta na redução, você pode analisar como foram os mesmos meses dos anos anteriores ou até analisar qual foi seu melhor resultado no ano e tentar replica-lo novamente.

Agora que já sabemos os nossos custos mensais e também já definimos um número de meta, precisamos criar um plano de ação que deve ser seguido rigorosamente.

3. Elaborando o plano de ação

Quero aqui apresentar o plano de ação 5W2H que trás a proposta de realizar perguntas cruciais que irá definir a execução de cada melhoria, perguntas do tipo: o que é o problema, porque vamos resolve-lo, como vamos resolve-lo, quem é a pessoa responsável pela execução e envolvidos, e quanto isso irá custar. A principal ideia do plano de ação é reduzir o ruído das interações entre as pessoas e departamentos, além de ter um objetivo claro e definido. Veja um exemplo pensando no problema de reduzir custo:

Se o seu objetivo for trimestral, especifique datas no documento para sentar e analisar se aquela tarefa está sendo realizada com sucesso. O ideal é imprimir e entregar aos responsáveis as suas metas e pedir que apresentem os resultados todos os meses como forma de acompanhar. Para baixar esse modelo, basta clicar no botão abaixo.

4. Acompanhando os resultados

Como já vimos antes, para que o plano de ações funcione e de resultados, é preciso envolver sua equipe, ter os números de sua agência sempre atualizados, aplicar o plano de ações e reavaliar os números constantemente.

Utilizando o relatório Demonstrativo por Categoria do Monde, você pode acompanhar como estão os despesas liquidadas da agência mês-a-mês, e assim ter a real certeza da diminuição das despesas. A imagem abaixo mostra como analisar o resultado do plano de ações usado no exemplo acima.

Essa mesma estratégia pode ser utilizada até mesmo para as pequenas despesas da agência, lá na frente essas pequenas melhorias somadas irão refletir em uma grande economia anual e mensal para a agência.

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