Nesse artigo vamos falar sobre cadastrar tarefa, cadastrar categorias de tarefas, cores em tarefas e notificações e histórico.

O cadastro de tarefas do Monde pode ser utilizado para controle das tarefas diárias e administração da agência. Porém  podem ser utilizadas também como uma Ferramenta de CRM (Atendimento ao cliente), auxiliando para um melhor atendimento, onde ele terá uma melhor experiência com a sua agência.

Cadastrar tarefa

Para criar uma nova tarefa:

  • Acesse o atalho Tarefas ou menu Cadastros > Tarefas;
  • Clique no botão Novo;

Preencha com as informações necessárias, onde:

  • Título: Deve conter o que deve ser feito na tarefa. Exemplo: "Bruna - Enviar Voucher"
  • Categoria: Toda tarefa é vinculada a uma categoria. Você pode criar categorias para separar um assunto do outro, e ter um controle melhor das tarefas. Ex: Venda - Orçamento.
  • Responsável: É o funcionário que será responsável pelo andamento dessa tarefa. Ser for você mesmo mantenha o seu nome, se for outra pessoa, selecione.
  • Pessoa: Nesse campo você pode vincular a tarefa a uma Pessoa física ou Jurídica cadastrada no sistema. As tarefas relacionadas a essa pessoa, aparecerão no cadastro dela na aba Tarefas.
  • Empresa: Você pode vincular a tarefa a uma empresa do sistema, fazendo com que somente quem tem acesso a empresa selecionada possa ver a tarefa, ou deixar em branco para que todos possam ver a tarefa;
  • Vencimento: Data e o horário do prazo para realizar essa tarefa;
  • Campo em Branco: Texto livre, onde deve conter informações detalhadas da negociação com o cliente. Cópia de trocas de e-mails com cliente ou fornecedor, cotações, etc;
  • Clique em OK para gravar.
  • Quando concluir a tarefa, marque o campo Concluída.

Cadastrar categorias de tarefas

Para criar uma nova categoria:

  • Acesse o atalho Tarefas ou menu Cadastros> Tarefas;
  • Clique no botão Novo;
  • Ao lado de Categoria clique em Opções (Reticências);
  • Selecione Novo;
  • Descrição: Digite o nome para a categoria e clique em OK.

Cores em tarefas

As tarefas podem ter quatro cores, que facilitam identificar sua situação, onde:

  • Vermelho: Significa que a tarefa está vencida, ou seja, passou do dia e/ou horário do prazo estipulado para ser feita.
  • Azul: A tarefa irá vencer no dia atual, porém está no prazo para ser feita, pois ainda não passou do horário.
  • Preto: Indica que a tarefa possui uma data de vencimento futura, e ainda está no prazo para ser feita.
  • Cinza: A tarefa está concluída.

Notificações e Histórico

O sistema realiza o envio automático de notificações por e-mail para o responsável pela tarefa, quando:

  • Uma tarefa for designada para um usuário do sistema;
  • Uma tarefa designada para um usuário for editada;
  • Houver tarefas vencidas designadas para o usuário.
  • O envio das notificações é realizado pelo servidor da Monde, não sendo necessária a configuração de envio de e-mail no sistema.
  • O endereço de e-mail utilizado para o envio das notificações é o que está inserido no campo E-mail do cadastro de pessoas do usuário do sistema.
  • O sistema grava na tarefa o histórico de todas as modificações feitas nela, como data de vencimento, horário, textos inseridos, títulos modificados, inclusão ou exclusão do campo de pessoa, mudança de responsável, etc.

É possível desabilitar o envio do e-mail diário com o relatório de tarefas vencidas, nas configurações de Notificações. Para desabilitar:

  • Acesse o menu Ferramenta > Configurações;
  • Na aba Notificações, desmarque a opção Receber e-mail diário de tarefas vencidas.

Dicas

  • Oriente a sua equipe a registrar na tarefa, tudo que iria anotar no caderno;
  • Todo e qualquer atendimento deve ser registrado em uma nova tarefa, lembrando sempre de vincular o cliente a ela;
  • Faça um levantamento de todos os passageiros que você tem a embarcar e crie tarefas para cada um. Assim você pode conferir a entrega do voucher e depois fazer o acompanhamento do feedback;
  • Defina as categorias que você quer ter nas tarefas, pensando em filtros que poderá fazer depois para pesquisar e avaliar seus históricos;
  • Oriente sua equipe a registrar o máximo de informações no histórico, tudo que conversou, tudo que passou de orçamento e o que precisa ser feito a seguir, assim qualquer pessoa pode entender e dar continuidade no atendimento, se necessário;
  • Oriente sua equipe a somente concluir uma tarefa quando o cliente realmente não for mais comprar ou quando ele comprou, já voltou de viagem e o vendedor já fez o feedback;
  • As tarefas podem ser usadas para passar recados entre os usuários. A pessoa recebe um e-mail informando que tem uma tarefa nova e a tarefa fica em negrito na sua listagem para chamar atenção;
  • Cadastre novas tarefas vinculando o cliente de forma rápida utilizando a aba tarefas do cadastro de pessoas.

**Função não disponível em todos os planos, clique aqui para saber mais.

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